1. Les présentes conditions générales s’appliquent d’une part au service d’identification et d’autorisation, et d’autre part à la DPA (ci-après collectivement dénommées les "Applications") proposé par Diplad (agissant pour compte de Orde van Vlaamse Balies) et Avocats.be (appellation commerciale de l’Ordre des barreaux francophones et germanophone) (ci-après dénommé ensemble le "Prestataire"). Le Prestataire ad hoc, à savoir Diplad, agissant pour l’O.V.B., ou Avocats.be, est déterminé pour chaque utilisateur par le barreau auquel l’avocat concerné est affilié.
     
  2. Ces applications sont intégrées ou hébergées sur un site Web (le " Site Web ") dont les conditions générales peuvent être distinctes. En outre, le service d’identification et d’autorisation peut donner accès à d’autres services ou sources d’information qui ne sont parfois sous le contrôle du Prestataire et qui appliquent des conditions générales distinctes ou qui sont soumises à des dispositions légales spécifiques. Il est fortement recommandé de lire attentivement ces conditions générales avant d’utiliser les Applications et le Site Web.
     
  3. L’utilisation des Applications est autorisée pour :
    1. tous les avocats membres d’un barreau faisant partie de l’OVB et d’Avocats.be.
    2. le personnel administratif des avocats susmentionnés qui ont été autorisés par ces avocats à utiliser les Applications en leur nom et pour leur compte, uniquement dans le cadre de leur mandat pour ces avocats. (ci-après dénommés le(s) mandant(s) »)

    Les avocats doivent s’assurer que leur(s) mandant(s) est / sont soumis à une clause de confidentialité, permettant de garantir le secret professionnel leur incombant ainsi que le respect des dispositions légales relatives à la protection de la vie privée et la protection des données à caractère personnel, des personnes dont les données sont traitées via les Applications. Les avocats ou leur personnel administratif sont désignés dans les présentes conditions générales par le terme "Utilisateur(s)".

  4. En utilisant ces Applications, les Utilisateurs confirment qu’ils ont lu et compris ces conditions générales et acceptent que ces conditions générales leur soient applicables. Les Utilisateurs ne permettront pas à des tiers d’utiliser les Applications si ces tiers ne remplissent pas les conditions décrites dans les présentes conditions générales. Les Utilisateurs sont en tout circonstances tenus d’informer les tiers du contenu des présentes conditions générales d’utilisation.
     
  5. L’utilisation du DPA et les services qui sont rendus accessibles via les Applications peuvent avoir un coût. Si tel est le cas, ce coût sera clairement communiqué aux utilisateurs, qui devront l’accepter préalablement. Les utilisateurs attestent avoir accepté le coût par l’utilisation du service payant. Lorsque les Utilisateurs commandent des services payants, un résumé écrit de la commande est conservé sous forme électronique sur le site portail de la DPA et reste accessible aux Utilisateurs pendant une période d’au moins un an. Le coût ne sera facturé que si la prestation commandée a été livrée avec succès, à moins que l’échec de la prestation ne soit dû en tout ou en partie à la saisie de données erronées ou incomplètes par l’Utilisateur, ou que les parties essentielles de la prestation puissent encore être exécutées avec succès.
     
  6. L’Utilisateur peut se voir refuser l’accès aux services qui sont mis à disposition via les Applications et qui sont soumis à un prix de revient si l’Utilisateur n’a pas payé intégralement les factures précédentes du Prestataire conformément aux conditions de paiement applicables, y compris les conditions de paiement indiquées sur ces factures. L’Utilisateur reconnaît que le paiement ponctuel des factures dues et incontestées est une obligation qui fait partie de l’exercice confraternel de sa profession et que, en cas de non-paiement persistant des factures dues et incontestées, le Prestataire sera en droit d’en informer le bâtonnier de l’avocat concerné
     
  7. Lorsque l’Utilisateur souhaite utiliser les services payants mis à sa disposition par le biais des Applications dans le cadre d’une mission pro deo – dans le cadre d’une mission pour laquelle il a été désigné par un bureau d’aide juridique- , il peut l’indiquer en saisissant un numéro de dossier pro deo correct lors de sa commande. Si ce numéro est validé correctement, un tarif réduit sera appliqué comme indiqué pour le service en question.
     
  8. Le service d’identification et d’autorisation permet aux Utilisateurs de s’identifier de manière fiable auprès du Prestataire et/ou auprès des services ou des sources d’information de tiers accessibles via les Applications. A cet fin, l’Utilisateur permet au Prestataire de vérifier son identité, sa capacité et ses autorisations. Les utilisateurs auront alors accès aux services ou aux sources d’information de leur choix, s’ils remplissent les conditions d’accès applicables.
     
  9. Après avoir utilisé le service d’identification et d’autorisation, DPA-Deposit permet aux Utilisateurs de déposer électroniquement des documents de manière sécurisée auprès de certains cours et tribunaux, et ce conformément aux exigences légales, et de recevoir un accusé de réception via DPA-Deposit. En outre, DPA-Deposit peut également être utilisé pour la communication électronique avec d’autres Utilisateurs de DPA-Deposit, ou pour la transmission de documents par des canaux non électroniques tels que le courrier, le courrier recommandé et le fax à des tiers (y compris des non-utilisateurs des Applications). DPA-Deposit garantit également qu’un document déposé pour lequel l’Utilisateur a reçu un accusé de réception soit conservé et reste à la disposition de l’Utilisateur sous sa forme originale via DPA-Deposit pendant une période de deux ans à compter de la date de réception comme indiqué dans l’accusé de réception.
     
  10. L’utilisation de DPA-Deposit est soumise à des exigences techniques spécifiques concernant les fichiers qui peuvent être transmis, y compris la taille maximum et le format de fichier. Ces exigences techniques sont publiées sur le Site Web. Si l’Utilisateur ne respecte pas ces exigences techniques, la conception visuelle et la mise en page des documents envoyés ne peuvent être garanties. De plus, lorsque les documents sont envoyés par la poste via DPA-Deposit, une marque visuelle est automatiquement ajoutée au document sous la forme d’un code QR. Il est placé dans les marges des documents, et peut également bloquer visuellement tout logo ou toute autre information qui se trouve dans les marges.
     
  11. L’Utilisation d’une J-BOX est soumise aux conditions énoncées par l’Application J-BOX. Ces conditions sont disponibles sur le site du fournisseur et diffèrent selon qu’un mandat ait été donné, ou pas, préalablement au Prestataire en vue de la création de la J-BOX avocat et la gestion des communications vers et depuis celle-ci.
     
  12. Lors de l’utilisation des Applications et des services rendus accessibles via les Applications, les Utilisateurs garantissent que toutes les données qu’ils saisissent eux-mêmes sont correctes, complètes et véridiques. Si les données qu’ils saisissent eux-mêmes ne sont pas correctes, complètes et véridiques, le bon fonctionnement des Applications et des services rendus accessibles via les Applications ne peut être garanti, y compris le dépôt correct des pièces du dossier, la correspondance avec des tiers et la détermination des taux applicables. Dans de telles situations, le Prestataire ne donne aucune garantie de quelque nature que ce soit quant à l’utilisation des Applications et des services qui sont accessibles via les Applications. En toutes circonstances, le Prestataire ne peut être tenu responsable du contenu des documents partagés, des correspondances ou de toutes pièces communiquées par l’Utilisateur par l’intermédiaire les Applications.
     
  13. Sans préjudice de l’exclusion de garantie ci-dessus, la responsabilité du Prestataire pour le non-fonctionnement ou le mauvais fonctionnement des Applications et pour tout dommage en résultant sera en tout état de cause limitée à un montant maximum de 2 500 € par incident, quelle que soit la cause de l’incident ou la nature du dommage, sauf en cas de dol, de dommage physique ou de décès, ou lorsque la loi interdit une telle limitation de la responsabilité. Les dommages indirects ou consécutifs ne peuvent en aucun cas donner lieu à une quelconque indemnisation.
     
  14. Le Prestataire ne peut en aucun cas être tenu responsable de tout dommage imputable en tout ou en partie à des tiers, y compris mais sans s’y limiter, toute défaillance technique ou toute interruption technique des services, sources d’information ou infrastructures qui ne sont pas sous le contrôle exclusif du Prestataire. Cela comprend, sans toutefois s’y limiter, les incidents où la communication électronique avec les cours ou tribunaux est empêchée ou retardée en raison d’une défaillance technique ou d’une perturbation technique des systèmes informatiques de la justice auxquels les demandes sont reliées.
     
  15. Aucune autre utilisation des Applications que celle décrite ci-dessus n’est autorisée. L’utilisateur s’engage à s’abstenir de toute conduite contraire aux présentes conditions générales, aux lois applicables et aux règles déontologiques en vigueur. En outre, l’Utilisateur s’abstiendra de toute action (y compris tout acte d’omission) qui perturberait ou interromprait le fonctionnement des Applications, d’autres applications ou services avec lesquels les Applications coopèrent, les données collectées ou transmises par voie des Applications, les intérêts du Prestataire, et les intérêts des autres utilisateurs des Applications. La violation de ces règles peut entraîner une responsabilité civile ou pénale. Le Prestataire a le droit de vérifier à tout moment si les informations saisies par les Utilisateurs dans les Applications ou les services rendus accessibles via les Applications sont correctes, complètes et véridiques. Si des erreurs sont constatées, le Prestataire sera en droit d’en réclamer le remboursement. En cas d’indications d’erreurs intentionnelles, y compris une demande injustifiée de tarifs pro deo, une enquête sur le respect de la déontologie peut également être menée, ce qui peut entraîner des sanctions déontologiques.
     
  16. L’utilisation des Applications nécessite la possession et l’utilisation de moyens d’identification et de signature tels que communiqués à l’utilisateur par le barreau auquel il est affilié. Les utilisateurs des Applications confirment et garantissent qu’eux-mêmes et eux seuls ont accès à leurs moyens d’identification et de signature et à tout code d’utilisateur ou code PIN associé, qu’ils ont correctement installé les logiciels nécessaires sur leur système, et qu’ils assurent la sécurité de leur système comme il sied à un bon père de famille. Le Prestataire de services n’offre aucune garantie et n’acceptera aucune responsabilité en cas de non-respect de cette obligation par l’utilisateur.
     
  17. Les Applications sont conçues, gérées et mises à disposition avec tout le soin raisonnable, et le Prestataire s’efforce d’en assurer la disponibilité et l’utilisabilité permanente 24 heures sur 24, tous les jours ouvrés (définis comme tout jour à l’exclusion des samedis, dimanches et jours fériés belges). Toutefois, l’Utilisateur reconnaît et accepte que le Prestataire ne garantit la disponibilité et l’utilisabilité des Applications que de 99% pendant les Jours Ouvrés de 8h00 à 22h00 (la Période Opérationnelle, mesurée quotidiennement pendant ces heures). Si l’utilisateur souhaite utiliser les Applications à un autre moment que pendant la Période Opérationnelle, il le fera entièrement à ses propres risques et sans aucune garantie de disponibilité ou d’utilisation.
     
  18. Le Prestataire garantit que, si l’utilisateur utilise DPA-Deposit endéans la Période Opérationnelle pour le dépôt électronique de documents de dossier auprès des cours et tribunaux, il en résultera soit un certificat de dépôt conforme aux exigences légales en la matière, soit la preuve d’une erreur du système qui vaut comme preuve valable de force majeure prouvant pour l’utilisateur que le dépôt était techniquement impossible le jour en question.
     
  19. Le Prestataire garantit également que, si l’utilisateur utilise DPA-Deposit pendant la période opérationnelle pour envoyer des documents par des canaux non électroniques tels que la poste, le courrier recommandé et le fax à des tiers, il en résultera soit une preuve d’envoi, soit un message d’erreur. La preuve de l’expédition sera offerte à l’utilisateur par e-mail et/ou via le Site Web. Les messages d’erreur seront toujours proposés à l’utilisateur via l’adresse e-mail fournie par l’utilisateur. Si les documents sont envoyés par courrier recommandé, la preuve d’expédition contiendra également un code de suivi prouvant que le document a été envoyé par courrier recommandé. Les documents sont envoyés par des canaux non électroniques le jour où l’utilisateur soumet avec succès les documents à DPA-Deposit si l’offre est faite au plus tard les jours ouvrables avant 16 heures et au plus tard le jour ouvrable suivant pour les autres offres. L’Utilisateur reconnaît et accepte que le Prestataire ne peut garantir que le succès de l’offre à DPA-Deposit des documents à envoyer par des moyens non électroniques tels que le courrier, le courrier recommandé et le fax, mais que le Prestataire par contre ne peut donner aucune garantie concernant la réception par le destinataire.
     
  20. La disponibilité et l’exploitation des Applications peuvent être suspendues ou terminées par le Prestataire en dehors de la Période Opérationnelle en raison de maintien, mises à jour ou pour des interventions, qui seront annoncées au moins 24 heures à l’avance sur le site Internet du Prestataire. L’utilisateur comprend et accepte que les Applications ou le Site Web peuvent évoluer d’une manière qui peut avoir un impact sur leur disponibilité et leur fonctionnalité. En conséquence, toute utilisation des Applications est soumise aux conditions générales applicables au moment de l’utilisation. Les présentes conditions générales peuvent être modifiées par le Prestataire en cas de besoin et ne sont pas contestables.
     
  21. L’utilisation des Applications nécessite le traitement de certaines données à caractère personnel. Les données à caractère personnel traitées par le biais des Applications seront traitées conformément aux dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel et à la politique de vie privée du Prestataire disponible sur le Site web. L’acceptation des conditions générales implique également l’acceptation de la politique de confidentialité. L’utilisateur confirme donc qu’il a lu et compris la politique de confidentialité et qu’il accepte que cette politique de confidentialité s’applique à lui.
     
  22. Les parties déclarent respecter toutes réglementations relatives à la protection des données à caractère personnel en vigueur en Belgique, en ce compris le règlement nᵒ 2016/679, DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE, (ci-après RGPD) Le Prestataire assurent que les Applications sont conformes à la réglementation relative à la protection des données, en ce compris le RGPD. Les parties s’engagent mutuellement à tenir par écrit (en ce compris sous forme électronique) un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour leur compte propre ou en qualité de sous-traitant, comprenant au moins les données prévues à l’article 30 du RGPD.
     
  23. Dans le cadre des prestations, le Prestataire agit en qualité de :
    • Sous-traitant du SPF Justice, conformément à l’arrêté royal du 18 octobre 2018 relatif à dans le cadre de la connexion vers les greffes électroniques
    • Sous-traitant des avocats en qualité d’Utilisateurs, et agit en leur nom pour leur compte dans le cadre des services relatifs à la J-BOX, à la DPA-BOX ou aux transferts des données depuis/vers le SPF justice ou les juridictions et/ou aux communications entre les avocats utilisateurs ou non-utilisateurs.
       
  24. Les utilisateurs, en qualité de Responsable du traitement, s’engagent à communiquer vers les personnes concernées quant à l’utilisation des Applications, dans les occurrences qui leur sont imposées par la réglementation relative à la protection des données et la protection de la vie privée.
     
  25. L’utilisation des Applications n’est autorisée qu’aux seules personnes contraintes de se conformer à une obligation légale ou contractuelle de confidentialité et/ou au secret professionnel.
     
  26. Le Prestataire s’engage à procéder, en tant que sous-traitant, uniquement aux traitements pour la bonne exécution des services visés par les présentes conditions générales, qui constituent également les instructions documentées au sens de l’article 28 du RGPD. Il est convenu ce qui suit :
    1. Dans le cadre des services fournis, le Prestataire effectue les opérations de traitement suivantes :
      – stockage des données reprises dans la présente et communiquées par les utilisateurs ;
      – utilisation des données susmentionnées pour leur envoi par voie électronique.
    2. Les données traitées dans le cadre des présentes sont disponibles dans l’annexe 1, à la première demande.
    3. Le Prestataire est autorisé à faire appel à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques dans le cadre de la présente convention. Il tient à la disposition des utilisateurs la liste de ses sous-traitants mise à jour.
    4. Le Prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes conditions et à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin que le traitement des données sous-traitées réponde aux exigences légales et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
    5. Le Prestataire s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées en ce qui concerne la sécurité des traitements effectués pour le compte des utilisateurs conformément à l’article 32 du RGPD, à évaluer périodiquement l’adéquation de ces mesures de sécurité et à informer, au besoin, l’Utilisateurs des divergences potentiellement constatées. En toutes circonstances, le prestataire tient ses audits et ses évaluations relatives à la protection des données à caractère personnel, à la disposition des Utilisateurs à première demande en ce compris le DPIA.
    6. Il s’engage à fournir les informations utiles à la réalisation de toute analyse d’impact et/ou de toute consultation préalable de l’autorité de contrôle requise(s), le cas échéant, par le RGPD.
    7. Le prestataire tient à la disposition des utilisateurs toutes les informations, qui sont nécessaires à leur permettre de vérifier le respect les dispositions légales et conventionnelles relatives à la protection des données . Il permet, entre autres, aux Utilisateurs (ou à un tiers auquel cette dernière fait appel) d’exécuter des audits et lui apporte l’assistance nécessaire. Les coûts de ces audits seront supportés par les Utilisateurs, qui s’engagent à en payer tous les frais, indemnités et dépens. Si un audit révèle une faute dans le chef du Prestataire (ex : n’a pas pris les mesures appropriées pour respecter les présentes conditions), il en sera informé et devra remédier aux manquements constatés dans un délai raisonnable et en apporter les preuves. Dans cet occurrence, et uniquement, les frais, indemnités et dépens consécutive à l’audit ainsi que ceux de l’audit suivant, considéré comme un audit de contrôle, seront mis à la charge exclusive du Prestataire.
    8. Le Prestataire informera immédiatement les Utilisateurs s’il considère qu’une instruction constitue une violation de la législation relative à la protection des données.
    9. De manière plus générale, le Prestataire assiste les Utilisateurs, dans la mesure du possible et pour autant que nécessaire, à l’exécution de leurs obligations légales, en cas de traitement illicite de données à caractère personnel. Notamment, il s’engage à notifier toute violation de données à caractère personnel, se rapportant au traitement de l’Utilisateur dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 24 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification contient, sous forme d’un rapport, au moins :
      • la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
      • le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d’un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
      • la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
      • la description des mesures prises ou que le Prestataire propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
    10. En cas de violation de données à caractère personnel, le Prestataire s’engage à prendre des mesures correctrices appropriées afin de mettre fin à ladite violation de données à caractère personnel, à limiter le dommage (éventuel) et prévenir et/ou limiter une éventuelle violation de données à caractère personnel future.
    11. Le prestataire s’engage à aider l’Utilisateur, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées la saisissent en vue d’exercer leurs droits : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées adressent au Prestataire des demandes d’exercice de leurs droits, il adressera ces demandes dans les meilleurs délais par courrier électronique à l’Utilisateur ad hoc.
    12. Le Prestataire s’engage à ne pas transférer, dans le cadre du traitement effectué pour le compte de l’Utilisateur, les données à caractère personnel traitées vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu’il y soit tenue en vertu du droit de l’Union Européenne ou du droit belge. Dans ce cas, il en informe l’Utilisateur avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
    13. Au terme de la présente convention, quelle qu’en soit la raison et sans préjudice de l’article 2, le Prestataire détruira les données qui lui ont été communiquées par l’avocat.
       
  27. Les droits d’auteur et autres droits de propriété intellectuelle sur les Applications, y compris les images, éléments graphiques, textes ou autres œuvres protégées, sont soit la propriété du Prestataire, soit sont utilisés avec la permission du propriétaire des droits de propriété intellectuelle, nonobstant tout droit de propriété intellectuelle qui serait établi dans les éléments du Site Web qui existent indépendamment de l’Application. Aucune partie des Applications, y compris, mais sans s’y limiter, les textes, les images ou la conception protégée, ne peut être utilisée de quelque manière ou à quelque fin que ce soit sans l’autorisation écrite expresse du Prestataire de services, sauf pour les fins décrites ci-dessus. Toute utilisation non autorisée des droits de propriété intellectuelle ou de toute partie ou aspect de ceux-ci du Prestataire ou de ses partenaires peut vous exposer à des pénalités ou des amendes, y compris, mais sans s’y limiter, des pénalités fondées sur des violations des marques de commerce, des droits d’auteur, des brevets, des droits à la vie privée et des droits publicitaires. L’utilisation des Applications n’affectera pas les droits de propriété intellectuelle que les Utilisateurs peuvent détenir sur les informations qu’ils envoient ou traitent via les Applications. Les utilisateurs s’assurent que l’envoi ou tout autre traitement de ces informations est légal, et indemnisent le Prestataire contre toute réclamation de tiers à cet égard.
     
  28. Les présentes conditions générales et l’Utilisation de l’Application sont soumises au droit belge, et tout litige relatif à l’Application ou aux conditions générales est soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles, Belgique.
     

Version 30 avril 2019