La présente déclaration vous est adressée par OVB, Orde van Vlaamse Balies, établi à la rue du Moniteur 8, 1000 Bruxelles, ainsi que AVOCATS.BE, l’Ordre des Barreaux francophones et germanophone, établi à avenue de la toison d’or 65, 1060 Bruxelles. ( Ci-après « nous », « notre », « nos »).

Elle s’applique aux applications intégrées ou hébergées sur notre site web : https://www.dp-a.be

Nous assurons la protection de la vie privée de toutes les personnes dont nous traitons les données en qualité de responsable de traitement et/ou de sous-traitant.

Cette déclaration a pour objectif de vous expliquer qui nous sommes, notre politique de traitement de vos données à caractère personnel.

Pour les données traitées en qualité de sous-traitant, tant des avocats que du SPF justice, nous les traitons conformément aux instructions que nous recevons par ces responsables du traitement. Pour plus d’informations, nous vous invitons à vous adresser à ces derniers.
 

A QUI S’ADRESSE CETTE DECLARATION ?

Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui :

  • Agissent en qualité d’avocats, d’avocats stagiaires ou avocats honoraires sur les listes tenues à jour par leurs barreaux respectifs (ci-après les avocats) ;
  • Agissent en qualité de contacts chez l’un des avocats inscrits sur l’une de nos listes ;
  • Agissent en qualité de contacts auprès de toute entreprise quelconque (entreprise, pouvoirs publics, fédération professionnelle d’employeurs ou de travailleurs, école, université…) partenaire, avec qui nous avons entretenu ou entretenons ou souhaitons entretenir une forme de collaboration et dont nous traitons les données à caractère personnel ;

Nous vous informons que nous traitons, en qualité de sous-traitant, les données des :

  • Justiciables et toutes personnes dont les avocats traitent les données par notre intermédiaire ;
  • Avocats dans le cadre de la communication entre avocats ou dans le cadre de l’accès à la plateforme DPA.

Nous vous informons que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données.
 

QUELLES DONNÉES SONT TRAITÉES?

Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles nous les traitons en qualité de responsable de traitement.

De manière générale, seront collectées et traitées les données :

  • D’identification, en ce compris les données suivantes: le nom, le prénom, et l’adresse postale, le nom du cabinet, le barreau d’affiliation et le numéro de fax.
  • D’identification informatique, en ce compris les données suivantes : adresse IP électronique de la personne, adresse e-mail et les données du logging comprenant la référence unique de l’utilisateur, la qualité, l’identification et l’attribut utilisateur (avocat autorisé ou mandataire autorisé d’un avocat); les données d’identification de l’aide juridique.

Certaines données complémentaires (p.ex. la langue de préférence,…) ne sont pas toujours nécessaires, mais peuvent s’avérer souhaitables, d’autres données encore sont entièrement facultatives nous traitons ces données que si vous choisissez de les partager.

Nous sommes amenées à traiter des données en qualité de sous-traitant. Nous traitons, en non et pour compte des avocats : les données qui se trouvent dans les dossiers de pièces, les conclusions et éventuellement les jugements, en ce compris les numéros de rôle, les adresses mails, nom et prénom, des parties et de leurs conseils.

Nous traitons pour compte du SPF Justice, l’identité de l’émetteur, du destinataire, et le numéro de rôle.
Nous vous invitons à prendre contact avec ces derniers pour toutes informations relatives aux traitements de vos données.
 

COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous collectons vos données par différents canaux :

  • A l’initiative de notre prestataire – sous-traitant dans le cadre du processus d’identification et d’authentification,
  • Lorsque vous vous identifiez auprès de nos services en qualité d’utilisateur autorisé ;
  • Lorsque, vous êtes identifié auprès de nos services dans le cadre du dépôt d’une plainte ou toute requête relative à nos services ;
  • Lorsque vous vous identifiez auprès de nos services comme étant une personne de contact dans le cadre de l’une de nos collaborations.
     

POURQUOI NOUS TRAITONS VOS DONNÉES

Nous récoltons et traitons vos données en vue de la réalisation de la mission qui nous est imposée par la loi conformément aux articles 32 ter, 428 et suivants du Code judiciaire, particulièrement l’article 434/1 et l’arrêté royal du 9 octobre 2018 modifiant l’arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l’article 32 ter du Code judiciaire.

Le traitement de vos données est nécessaire à la gestion des services que nous organisons, mais permet aussi de répondre à vos demandes spécifiques.

Les données sont traitées en vue de/du :

  • l’établissement et la tenue à jour de les listes électroniques des avocats qui exercent leur profession depuis la Belgique ;
  • l’établissement de votre identité ;
  • la vérification de votre capacité, plus particulièrement en vérifiant si vous êtes connu par le prestataire de services en tant qu’avocat ou mandataire actif ;
  • déterminer vos droits d’accès et d’utilisation à certaines applications ou sources d’information sous-jacentes ;
  • tout suivi administratif nécessaire de votre utilisation des applications et/ou d’autres applications ou sources d’information sous-jacentes ;
  • la communication électronique via les applications de certains documents aux destinataires choisis par l’utilisateur et la gestion (y compris le stockage) de ces documents. Cela inclut, le cas échéant, la réalisation des objectifs visés à l’article 3, troisième alinéa, et à l’article 7, troisième alinéa, de l’arrêté royal du 16 juin 2016 relatif aux communications électroniques conformément à l’article 32 ter du Code judiciaire, à savoir la gestion de l’accès des avocats au système e-Deposit et à la e-Box via la plate-forme DPA, qui permet leur identification, authentification et leurs caractéristiques ou capacités pertinentes, mandats et autorisations d’accès devant être contrôlés et gérés.
  • la possibilité de fournir au SPF justice en qualité de responsable du traitement, à sa demande, des données statistiques anonymes relatives à l’utilisation, à la gestion et au fonctionnement des services les concernant.
     

COMMENT NOUS LÉGITIMONS NOS TRAITEMENTS ?

En fonction du type de traitement appliqué, des personnes dont nous collectons les données et des finalités nous utilisons et traitons les données personnelles sur la base :

  1. des obligations légales nous incombant.
    S’agissant des données des avocats, dans le cadre de nos activités :
    1. L’article 434/1 du Code judiciaire, en vue de la mise en œuvre des listes électroniques communes des avocats ;
    2. L’arrêté royal du 9 octobre 2018 modifiant l’arrêté royal du 16 juin 2016 en vue de garantir l’identification et la qualité « d’avocat » ou de mandataire de l’avocat des personnes utilisant le système DPA-Deposit.

    Nous sommes notamment tenues de tenir à jour la liste des avocats inscrits sur les différentes listes des barreaux belges afin d’assurer la gestion de l’accès pour le dépôt de documents dans e-Deposit.
    S’agissant des autres données, nous sommes aussi tenus de traiter vos données conformément à la loi relative aux assurances terrestre dans le cadre de l’assurance responsabilité professionnelle de l’avocat.

  2. de notre relation (pré)contractuelle :
    Lorsque nous négocions ou concluons un contrat avec vous ou votre entreprise, nous avons besoin d’un certain nombre de données à caractère personnel afin de pouvoir proposer une offre adaptée, rédiger les contrats puis exécuter nos obligations. A défaut, il ne nous sera pas possible de débuter ou d’exécuter la fourniture de nos prestations.
    Lors de l’exécution d’un contrat ayant pour objet le recrutement et/ou la sélection, le travail intérimaire, nous communiquons à nos candidats et nos intérimaires les coordonnées des contacts au sein votre entreprise ou votre organisation afin qu’ils sachent à qui s’adresser lorsqu’ils sont appelés à se présenter ou qu’ils entament et/ou exécutent leur mission.
    Enfin, nous traitons aussi les données des avocats et des membres de leurs équipes ayant souscrit à nos services, dès lors que ce traitement est rendu nécessaire à la réalisation de nos obligations contractuelles, notamment pour la DPA-BOX, la création et la gestion de la J-BOX.
    Les conditions de ces traitements sont disponibles dans la convention de sous-traitance établie entre nous et utilisateurs (les avocats et leur mandant) et validée avant la première utilisation.
     
  3. notre intérêt légitime ou celle d’une tierce partie : si nécessaire, nous utilisons vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties. Cela peut se produire, par exemple, pour offrir et promouvoir tous les services et/ou messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. Cela peut également concerner les contrôles d’accès ou les contrôles et audits internes réalisés afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos entreprises.
    Cet intérêt légitime existe également lorsque nous devons conserver vos données pour introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle.
     

A QUI TRANSFÉRONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous transmettons certaines de vos données personnelles uniquement si cela s’avère nécessaire pour la réalisation des finalités énumérées en amont, pour la bonne exécution de notre contrat, le respect d’une obligation légale ou la défense d’un intérêt légitime.

Nous pouvons partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens de la législation relative à la protection des données, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels nous avons souscrit.
La liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées sont disponibles à la première demande.

A titre d’exemple, lors de l’utilisation de nos applications, certaines données à caractère personnel sont transmises aux prestataires, notamment les données nécessaires à votre identification et à votre autorisation ; les données nécessaires à la communication, au stockage et à la gestion des documents que vous souhaitez envoyer ; et les données du logging.

En outre, les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes, membres de nos équipes, ou tous conseils techniques dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de nos obligations.

Enfin, nous sommes susceptibles de transmettre vos données :

  • aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice dans le cadre de la défense de nos intérêts ;
  • aux autorités ou entités fixées par la loi, le décret ou toute disposition règlementaire applicable en Belgique.

Vos données personnelles dans le cadre de nos applicatifs ne sont ni vendues, ni louées, ni mises à la disposition de tiers à des fins commerciales ou quelque fin que ce soit.
 

TRANSFERONS-NOUS VOS DONNEES HORS DE L’UNION EUROPEENNE ?

Les transferts des données vers un pays hors de l’Union ne seront autorisés que si et seulement si :

  • la Commission européenne a rendu une décision accordant un niveau de protection adéquate et équivalent à celui prévu par la législation européenne, les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
  • le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission, le consentement.
     

COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos données seront conservées durant toute la durée de notre relation contractuelle et ensuite tant que la loi nous l’impose en vue de répondre à nos obligations légales, notamment ordinales, fiscales et comptables.
Ensuite, vos données seront anonymisées, en vue de réaliser nos obligations de statistique. Au-delà de ce délai, vos données seront détruites.

Dans le cadre de la gestion de vos demandes de renseignements, vos données sont conservées 5 ans maximum à compter du dépôt de la demande.

Les données des avocats et les données relatives à la gestion de leur compte seront conservées pendant la durée d’activation du compte et dès la radiation du tableau ou de sa liste, pour une durée de 30 ans, conformément à nos obligations légales découlant de l’article 434/1 du Code judiciaire.
 

COMMENT ASSURONS NOUS LA SECURITE DE VOS DONNEES ?

Nous mettons tout en œuvre pour sécuriser vos données personnelles de manière optimale contre toute utilisation illicite. Pour cela, nous recourons à des mesures physiques, administratives organisationnelles et technologiques.
A titre d’exemple : nous limitons les accès de notre système informatique à nos équipes et selon les strictes besoins de chaque membre au regard de sa fonction; nous avons mis en place une politique interne de protection de la vie privée ; nous encryptons les postes mobiles de nos collaborateurs, nous ne manquons pas de faire appel à des processus de pseudonomysation au besoin.
 

QUELS SONT VOS DROITS ?

Nous accordons une attention particulière aux droits dont vous disposez en qualité de personnes concernées. Nous avons aussi procédé à la nomination d’un DPO.
A cet effet, nous vous invitons à prendre contact avec notre responsable RGPD ou notre DPO à l’adresse mail suivante : privacy@dp-a.be ou par courrier à l’adresse à notre adresse de contact.
Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique, en ce compris le RGPD ou si le secret professionnel s’y opposent, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :

  • Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si l’on traite vos données ;
  • Le droit d’avoir une copie des données traitées ;
  • Le droit de rectification des données traitées ;
  • Le droit d’opposition des données traitées ;
  • Le droit de limiter le traitement des données traitées ;
  • Le droit à l’effacement des données traitées ;
  • Le droit à la portabilité des données traitées ;
  • Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
     

Autorité de protection des données
www.autoriteprotectiondonnees.be/

Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be

Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant à l’adresse mail suivante : privacy@dp-a.be ou par envoi postal.
 

LA POLITIQUE DES COOKIES

Nous utilisons des cookies sur nos sites internet. Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies nous aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation, à vous offrir une publicité ciblée ou encore à analyser notre audience.

Pour en savoir plus sur notre Politique en matière de Cookies, veuillez consulter notre site internet, sous l’onglet « Cookies Policy ». Vous pourrez alors consentir à tout ou partie des cookies.

MODIFICATIONS

Nous pouvons à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur nos sites internet.

Nous vous invitons à vérifier régulièrement les modifications apportées.