Specifieke gebruiksvoorwaarden voor DPA-Authentic Sources

Versie

Alle versies

Specifieke gebruiksvoorwaarden voor DPA-Authentic Sources

Versie 26/03/2024

Deze gebruiksvoorwaarden (hierna aangeduid als de "Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources") zijn van toepassing op de webapplicatie voor het uitvoeren en bewaren van zoekopdrachten in de in deze gebruiksvoorwaarden opgelijste authentieke bronnen die via het Digital Platform for Attorneys (DPA) toegankelijk zijn (hierna de "Authentic Sources Webapplicatie").

De Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources zijn van toepassing boven op de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid met betrekking tot het DPA-platform. Deze Algemene Voorwaarden zijn integraal van toepassing, tenzij de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources hier specifiek van afwijken. Termen met een hoofdletter zijn ofwel gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden of in deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de Algemene Voorwaarden en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources aandachtig door te nemen voordat u de Authentic Sources Webapplicatie gebruikt.
De Gebruiker verklaart via de Algemene Voorwaarden kennis te hebben genomen van de Minimale Technische en Organisatorische Maatregelen voor de gebruikers van de DPA Authentic Sources Webapplicatie en deze maatregelen te allen tijde te respecteren.
Het meedelen van gegevens uit een authentieke bron aan personen die niet gemachtigd zijn om ze te ontvangen en/of het gebruik van de gegevens voor andere doeleinden dan die waarvoor de Gebruiker wettelijk gemachtigd is kan aanleiding geven tot burgerrechtelijke en/of strafrechtelijke aansprakelijkheid, alsook tuchtsancties. De Dienstverlener kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor misbruik van deze gegevens en heeft het recht om, in geval van oneigenlijk gebruik, of een vermoeden van oneigenlijk gebruik, van de gegevens, verdere toegang te weigeren aan een bij het misbruik betrokken Gebruiker, advocaat en/of medewerker.
Deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources (inclusief de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid van het DPA-platform alsook de Minimale Technische en Organisatorische Maatregelen voor de gebruikers van de DPA Authentic Sources Webapplicatie) kunnen worden aangevuld, herzien of bijgewerkt. De Gebruikers aanvaarden dat het gebruik van de Authentic Sources Webapplicatie en de bronnen die hiermee toegankelijk zijn steeds onderworpen is aan de versie van de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources die bekendgemaakt en van toepassing is op het moment van het gebruik.
De Dienstverlener garandeert dat een downloadbaar rapport binnen de Authentic Sources Webapplicatie bewaard blijft en ter beschikking staat van de Gebruiker voor een periode van 90 dagen vanaf de aanmaak van het rapport zoals aangegeven in de applicatie.

Centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest (CBB)

De Authentic Sources Webapplicatie biedt Gebruikers via de CBB Webapplicatie toegang tot het Centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest (CBB), zoals ingericht overeenkomstig Artikels 1389bis/1 en volgende Ger. W. Gebruikers van de CBB Webapplicatie kunnen zoekopdrachten in het CBB uitvoeren en bewaren zoals bepaald in deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources.
Toegang tot de CBB Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De CBB Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens uit het CBB dat beheerd wordt door de Nationale Kamer van gerechtsdeurwaarders. De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de CBB Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft in het kader van een invorderingsprocedure ten gronde of bij wijze van beslag tegen een bepaald persoon voor de taken die de advocaat verricht als medewerker van het gerecht. De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen, consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht en deze niet langer bewaren dan nodig voor het nagestreefde doel. De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen voor gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking te verlenen aan dergelijke controles.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de CBB Webapplicatie een overzicht in elektronische vorm bewaard. Dit overzicht blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de CBB Webapplicatie.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.

Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het CBB op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.

Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.

Rijksregister

Toegang tot de Rijksregister Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De Rijksregister Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens uit het Rijksregister dat beheerd wordt door de bevoegde federale overheidsdiensten. De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de Rijksregister Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft voor de taken die de advocaat verricht als medewerker van het gerecht. De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen en consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht. De Gebruiker verbindt zich ertoe om de opzoekingen steeds beperken tot de opzoekingen die nodig zijn voor het aanspannen, voeren en beëindigen van een zaak die aan de betrokken advocaten werd toevertrouwd en om de handelingen te kunnen uitvoeren die het aanspannen van een geschillenprocedure voorafgaan. De Gebruiker stelt deze motivering ter beschikking van de Orde waarvan de advocaat voor wie de opzoeking wordt uitgevoerd deel uitmaakt (de Orde van Vlaamse Balies resp. de Ordre des barreaux francophones et germanophone) en de respectieve functionarissen voor gegevensbescherming van deze Ordes. De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen van gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking verlenen aan dergelijke controles. Hiertoe zal de Gebruiker onder meer uitnodigingen in de Rijksregister Webapplicatie om de opzoekingen te motiveren adequaat en volledig invullen.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de Rijksregister Webapplicatie een schriftelijke samenvatting in elektronische vorm bewaard. Deze blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de Rijksregister Webapplicatie. De Gebruiker zal de rapporten en de daarin opgenomen gegevens niet langer bewaren dan nodig en steeds in overeenstemming met wettelijk opgelegde minimum- en maximumtermijnen.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.

Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het Rijksregister op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.

Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.

Indien een zoekopdracht meer dan twintig (20) resultaten oplevert, dan worden geen resultaten weergegeven vanwege de limieten opgelegd door de overheid die het Rijksregister beheert. In dergelijk geval is het niet weergeven van resultaten een gevolg van onvolledige en/of onvoldoende opgave van gegevens door de Gebruiker en worden kosten aangerekend.

Bij opzoekingen op naam en geboortedatum of op adres zal de Gebruiker steeds voldoende gegevens indienen om enkel die zoekresultaten te verkrijgen die dienend zijn voor het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht.

GraydonCreditsafe

Toegang tot de GraydonCreditsafe Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De aanvaarding van de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources impliceert de aanvaarding van de algemene voorwaarden van Graydon Belgium nv (https://graydon.be/nl/algemene-voorwaarden), die van toepassing zijn in de mate dat de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources hier niet van afwijken. De GraydonCreditsafe Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens van GraydonCreditsafe die beheerd worden door Graydon Belgium nv (ondernemingsnummer 0422.319.093). De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de GraydonCreditsafe Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft voor de taken die de advocaat verricht in het kader van de behandeling van een dossier voor een cliënt. In afwijking van de algemene voorwaarden bepaald door Graydon Belgium nv, mogen advocaten elk GraydonCreditsafe Credit Report dat werd gedownload via DPA gebruiken en meedelen aan betrokken personen en instellingen in het kader van juridische procedures (gerechtelijke, administratieve en andere), inclusief de voorbereiding ervan.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de GraydonCreditsafe Webapplicatie een overzicht in elektronische vorm bewaard. Dit overzicht blijft ten minste 90 dagen toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de GraydonCreditsafe Webapplicatie.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.
Succesvol leveren betekent dat er een GraydonCreditSafe Credit Report komt vanuit GraydonCreditsafe op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.

Centrale Erf-, Testamenten- en Huwelijksovereenkomstenregisters

De Authentic Sources Webapplicatie biedt via de Centraal Register Fednot Applicatie toegang aan Gebruikers, die de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources aanvaarden, tot gegevens uit:
- het Centraal Erfrechtregister (CER) zoals gedefinieerd in artikel 4.125 et seq. van het Burgerlijk Wetboek;
- het Centraal Register van Testamenten (CRT) zoals gedefinieerd in artikel 4.260 et seq. van het Burgerlijk Wetboek;
- het Centraal Register van Huwelijksovereenkomsten (CRH) zoals gedefinieerd in artikel 2.3.82 et seq. van het Burgerlijk Wetboek.
Het CER, CRT en CRH worden beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (FEDNOT). De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
Toegang tot Centraal Register Fednot Applicatie, wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone als advocaat.
De Gebruiker verklaart de Centraal Register Fednot Applicatie slechts te gebruiken om gegevens op te vragen en te consulteren van het:
- CER, in functie van de uitoefening van zijn/haar ambt in overeenstemming met artikel 4.131, §1 van het Burgerlijk Wetboek;
- CRT, in de mate dat hij/zij daartoe uitdrukkelijk de opdracht heeft gekregen van een persoon bedoeld in artikel 4.266, §§1, 2 en 3 van het Burgerlijk Wetboek en binnen de grenzen gesteld door artikel 4.266, §§1, 2 en 3 van het Burgerlijk Wetboek;
- CRH, in de mate dat hij/zij daartoe uitdrukkelijk de opdracht heeft gekregen van een instantie, persoon of entiteit bedoeld in artikel 2.3.88, §1, 2°, 3° en 4° van het Burgerlijk Wetboek en binnen de grenzen gesteld door artikel 2.3.88 van het Burgerlijk Wetboek.
De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen en consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel. De Gebruiker verbindt zich ertoe om het resultaat van de opzoeking niet langer bewaren dan nodig is voor het beoogde doel.
De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen voor gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking te verlenen aan dergelijke controles.
De Gebruiker zal, ten behoeve van deze controle, voorafgaand aan de opzoeking, de finaliteit van de opzoeking identificeren.
De Gebruiker is ertoe gehouden om dus steeds zijn/haar hoedanigheid en de geldige finaliteit om de in deze registers geconsulteerde gegevens op te vragen, te verwerken en te bewaren correct en volledig mee te delen bij het indienen van zijn/haar aanvraag via de Centraal Register Fednot Applicatie.
De Gebruiker geeft door het indienen van de aanvraag aan de Dienstverlener een bijzonder mandaat om de gevraagde opzoeking in het CER, CRT en/of CRH in zijn/haar naam uit te voeren, en het zoekresultaat voor de Gebruiker te bewaren gedurende negentig dagen. De Gebruiker verklaart te beschikken over een geldige hoedanigheid (zie hoger, formeel mandaat van zijn cliënt) om de gegevens op te vragen en te verwerken en aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor de opvraging, verwerking en bewaring van de gegevens.
De Gebruiker garandeert hierbij onder meer dat de opvraging, verwerking en bewaring van de gegevens in overeenstemming is met de AVG en specifieke wetgeving met betrekking tot de toegang en verwerking van gegevens toegankelijk via de Centraal Register Fednot Applicatie en vrijwaart de Dienstverlener voor alle eventuele schade die bij een inbreuk dienaangaande door de Gebruiker.
De Gebruiker verbindt zich er onder meer toe de betrokkenen adequaat te informeren over de verwerking van persoonsgegevens en om, voor zover mogelijk, te voldoen aan de verzoeken van de betrokkenen om hun rechten uit te oefenen. Dit houdt daarnaast ook in dat de gebruiker zelf ook verantwoordelijk is voor het opstellen van, desgevallend, de verschillende documenten en analyses die nodig zijn om aan te tonenen dat zijn/haar AVG verplichtingen zijn vervuld (o.m. maar niet beperkt tot verwerkingsregister, gegevenseffectbeoordeling, privacyverklaring etc .).
De Gebruiker verbindt zich er daarnaast ook toe om, indien hijzelf derden inschakelt, zoals zijn/haar medewerkers, dit volledig gebeurt voor rekening van de betrokken Gebruiker. Alle security en AVG verplichtingen zijn mutatio mutandis van toepassing, alsof de Gebruiker ze zelf zou hebben uitgevoerd en de Gebruiker is dan ook volledig aansprakelijk voor eventueel misbruik.
De Gebruiker is ertoe gehouden de gepaste maatregelen te nemen t.a.v. zijn geautoriseerde medewerkers (o.m. inzake adequate organisatorische en technische maatregelen, zoals vertrouwelijkheidsverplichtingen).
Om de gegevens te kunnen opvragen kan de Dienstverlener vereisen dat de Gebruiker authentieke documenten als digitaal bestand toevoegt ter staving van zijn/haar hoedanigheid en/of geldige reden. De Gebruiker zal enkel digitale bestanden toevoegen waarover de Gebruiker wettig beschikt en die voldoen aan de technische vereisten van de Dienstverlener.
De door de Gebruiker toegevoegde digitale bestanden worden samen met een uniek dossiernummer en de zoekopdracht meegedeeld aan FEDNOT. De Gebruiker zorgt ervoor dat deze digitale bestanden en zoekopdrachten geen informatie bevatten die valt onder het beroepsgeheim van de advocaat.
De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen van gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking verlenen aan dergelijke controles. De Orde waarvan de advocaat voor wie de opzoeking wordt uitgevoerd deel uitmaakt (de Orde van Vlaamse Balies resp. de Ordre des barreaux francophones et germanophone), behoudt zich het recht voor om de toegang tot de Centraal Register Fednot Applicatie met onmiddellijke ingang op te schorten in geval van gerede twijfel over over de rechtmatigheid van de opvraging van de Gebruiker.
De Gebruiker erkent dat oneigenlijke consultatie, toegang of verwerking van de gegevens toegankelijk via de Centraal Register Fednot Applicatie kunnen worden gesanctioneerd met administratieve sancties, tuchtsancties en/of strafsancties.
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens verzekert de Gebruiker zijn verplichtingen op grond van de artikelen 33 en 34 van AVG na te komen en om de bevoegde toezichthoudende autoriteit zo spoedig mogelijk in kennis te stellen van de inbreuk.
Als onderdeel van de diensten die via de Centraal Register Fednot Applicatie worden aangeboden, treedt de Dienstverlener, voor het uitvoeren van de identificatie, authenticatie en het bewijs van hoedanigheid van de Gebruiker als advocaat, op als verwerkingsverantwoordelijke, zoals gedefinieerd in artikel 4, 7) van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (hierna de "AVG"). Dit gebeurt in het kader van zijn door de wet opgedragen taak van algemeen belang (art. 434/1 Ger. W.).
Voor de volgende taken treedt de Gebruiker op als verwerkingsverantwoordelijke – zoals gedefinieerd in artikel 4, 7) AVG – voor de verwerking van de gegevens dat hij/zij heeft opgevraagd via de Centraal Register Fednot Applicatie en de Dienstverlener treedt op als verwerker – zoals gedefinieerd in artikel 4, 8) AVG – om namens de Gebruiker de volgende taken uit te voeren:
- opvragen van gegevens uit het CER, CRT en/of CRH bij FEDNOT, op verzoek van de Gebruiker, via de Centraal Register Fednot Applicatie;
- zoekresultaten te bewaren voor de Gebruiker gedurende 90 dagen.
- de Gebruiker melden dat het zoekresultaat beschikbaar is op de Centraal Register Fednot Applicatie, en kan worden gedownload.
Deze taakverdeling wordt verder uitgewerkt in verwerkersovereenkomst opgenomen als Bijlage en waarmee de Gebruiker zich uitdrukkelijk akkoord verklaart.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de Centraal Register Fednot Applicatie een schriftelijke samenvatting in elektronische vorm bewaard. Deze blijft 90 dagen toegankelijk voor de Gebruiker. De logs van de opzoeking worden voor geschillenbeheer gedurende 10 jaar bijgehouden. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de Centraal Register Fednot Applicatie. De Gebruiker zal de rapporten en de daarin opgenomen gegevens niet langer bewaren dan nodig en steeds in overeenstemming met wettelijk opgelegde minimum- en maximumtermijnen.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.
Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het CER, CRT en CRH op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.
Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.
Bij opzoekingen zal de Gebruiker steeds voldoende gegevens indienen om enkel die zoekresultaten te verkrijgen die dienend zijn voor het nagestreefde doel.

Bijlage I - VERWERKERSOVEREENKOMST

Tussen:

De advocaat lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone en gebruiker van de Specifieke gebruiksvoorwaarden voor DPA-Authentic Sources “Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources”. Hierna aangeduid als de “Gebruiker”;

en:

(a) L’Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone (« OBFG » / « AVOCATS.BE »), met zetel aan de Hoogstraat n°139/20 , 1000 Brussel, RPR: 0850 260 032

(b) De Orde van Vlaamse Balies (OVB), met zetel aan de Staatsbladstraat n°8 , 1000 Brussel, RPR : 267.393.267

(a) en (b) hierna gezamenlijk aangeduid als de “Dienstverlener”.

In voorkomend geval, gezamenlijk aangeduid als “Partijen”.

OVERWEGENDE DAT

(1) de Partijen persoonsgegevens verwerken van betrokkenen in het kader van verschillende verwerkingsactiviteiten, zoals in detail opgenomen in Bijlage I.I (‘Verwerkingsactiviteiten’).

(2) de Partijen de voorwaarden en taakverdeling inzake de Verwerkingsactiviteiten in deze Overeenkomst wensen vast te leggen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘AVG’).

(3) deze Overeenkomst de Partijen niet ontslaat van de verplichtingen waaraan de Partijen onderworpen zijn krachtens de Algemene Verordening Gegevensbescherming of andere wetgeving.

(4) de Partijen erkennen dat zij, in aanvulling op deze Overeenkomst, de noodzakelijke bijkomende overeenkomsten zullen afsluiten met derden die geen partij zijn bij deze Overeenkomst.

WORDT HET VOLGENDE OVEREENGEKOMEN

Definities 1 Termen met een hoofdletter hebben de betekenis die aan hen werd toegekend in deze Overeenkomst.
1. De begrippen ‘verwerkingsverantwoordelijke’, ‘persoonsgegevens’, ‘verwerking’, ‘verwerker’, ‘ontvanger’, ‘inbreuk in verband met persoonsgegevens’ en ‘toezichthoudende autoriteit’ hebben de betekenis die daaraan is toegekend in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2. ‘Gegevensbeschermingswetgeving’ verwijst naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zoals van tijd tot tijd gewijzigd, en andere dwingende, internationale en nationale wetgeving inzake de verwerking en bescherming van persoonsgegevens die op de Verwerkingsactiviteiten van toepassing is.
3. De bepalingen in deze Overeenkomst worden geïnterpreteerd in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien deze verordening geen duidelijke en ondubbelzinnige interpretatie biedt, moet aan de begrippen de betekenis gegeven worden die de intentie van de Partijen zo dicht mogelijk benadert.
Voorwerp
1. Deze Verwerkersovereenkomst legt de rechten en plichten van de Partijen inzake de verwerkingsactiviteiten omschreven in Bijlage I.I vast in overeenstemming met artikel 28 AVG.
2. Voor doeleinden van deze Verwerkersovereenkomst dient de Dienstverlener beschouwd te worden als verwerker en de Gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten omschreven in Bijlage I.I.
Rechten en plichten van de verwerkingsverantwoordelijke
1. De verwerkingsverantwoordelijke is er verantwoordelijk voor dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt met inachtneming van de Gegevensbeschermingswetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, deze Overeenkomst, en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources.
2. De verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht en de verplichting om beslissingen te nemen over de doeleinden en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke verklaart te beschikken over een wettige reden en dat de doeleinden niet verder zullen gaan ter invulling van deze reden, zoals opgegeven bij het consulteren van de Authentic Sources applicatie.
Rechten en plichten van de verwerker
1. De verwerker verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke zoals voorzien in Bijlagen I.I, tenzij een wettelijke verplichting de verwerker een andere verwerkingsactiviteit oplegt. In dat geval informeert de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke over die wettelijke verplichting alvorens tot de verwerking over te gaan, tenzij die wettelijke verplichting dat verbiedt op grond van redenen van zwaarwegend algemeen belang. De verwerkingsverantwoordelijke kan tijdens de gehele duur van de verwerking van persoonsgegevens ook verdere instructies geven, maar deze instructies moeten altijd schriftelijk, inclusief elektronisch, worden vastgelegd en bewaard.
2. Indien de verwerker zijn mandaat overschrijdt of zelf het doel van en de middelen van de verwerking bepaalt, wordt hij voor die verwerkingsactiviteit als verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
3. De verwerker verbindt zich ertoe de verwerkingsverantwoordelijke alle informatie te verstrekken die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt aan te tonen dat de verwerking in overeenstemming is met de AVG.
4. Bij beëindiging van de samenwerking tussen de Partijen inzake één of meerdere Verwerkingsactiviteiten, zal de verwerker de desbetreffende verwerkingen onmiddellijk beëindigen, tenzij de Partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen. De verwerker zal alle persoonsgegevens in zijn bezit, evenals elke bestaande kopie of back-up die is gemaakt, wissen of teruggeven op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de verdere opslag van de persoonsgegevens wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de verdediging ertegen.
Bijstand aan de verwerkingsverantwoordelijke
1. Indien een betrokkene een verzoek richt tot de verwerker tot uitoefening van de rechten zoals vastgelegd in hoofdstuk III AVG, stelt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke hiervan zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 5 werkdagen na ontvangst van het verzoek, op de hoogte. Op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke staat de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bij door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bij het naleven van de verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke om te reageren op deze verzoeken in lijn met de AVG. De Gebruiker dient er zich rekenschap van te geven dat hijzelf als verantwoordelijke voor de verwerking, tijdig (binnen de door de AVG gestelde termijnen) de betrokkene een gepast antwoord dient te geven bij de uitoefening van zijn/haar rechten als betrokkene. Dit gebeurt in de praktijk zeer regelmatig door de mydata applicatie die BOSA ter beschikking stelt aan de burgers.
2. Rekening houdende met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, staat de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bij, wat betreft de verwerkingsactiviteiten van de verwerker, in de naleving van:
  - de verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke om een beoordeling uit te voeren van het effect van de beoogde verwerkingsactiviteit op de bescherming van de persoonsgegevens (‘een gegevensbeschermingseffectbeoordeling’);
  - de verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke om de bevoegde toezichthoudende autoriteit, de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit voor de verwerking te raadplegen wanneer uit een gegevensbeschermings-effectbeoordeling blijkt dat de verwerking een groot risico met zich mee zou brengen indien de verwerkingsverantwoordelijke geen maatregelen zou treffen om het risico te beperken.
3. Bijstand van de dienstverlener is steeds betalend aan de dan geldende consultingtarieven (profiel senior business analyst).
Beveiliging van de verwerking
1. Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treffen de Partijen, krachtens artikel 32 AVG, passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
2. De verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt de risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen die inherent zijn aan de verwerking en legt maatregelen op aan de verwerker om deze risico’s te beperken. Afhankelijk van hun relevantie kunnen de maatregelen het volgende omvatten:
  - de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens;
  - het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen;
  - het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen;
  - een procedure om regelmatig de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking te testen, te beoordelen en te evalueren.
3. De Partijen zullen de technische en organisatorische maatregelen implementeren zoals opgenomen in Bijlage I.2.
4. De verwerker beoordeelt – onafhankelijk van de verwerkingsverantwoordelijke – de risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen die inherent zijn aan de verwerking en neemt maatregelen om deze risico’s te beperken. Daartoe verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke de verwerker alle informatie die nodig is om dergelijke risico’s vast te stellen en te evalueren.
5. In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens ("Datalek"), brengt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk, maar uiterlijk 24 uur nadat de verwerker zich bewust is van een dergelijk Datalek, op de hoogte via een kennisgeving aan de betrokken Gebruiker. De verwerkingsverantwoordelijke stelt de bevoegde toezichthoudende autoriteit en/of de betrokkenen in kennis van het Datalek overeenkomstig artikelen 33 en 34 AVG. Indien het een Datalek betreft dat uitsluitend eigen infrastructuur van de verwerker betreft, geeft de verwerkingsverantwoordelijke een bijzonder mandaat aan de verwerker om zelf de aangifte aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit te doen, op voorwaarde dat hij de verwerkingsverantwoordelijke hiervan op voorhand schriftelijk op de hoogte heeft gesteld.
6. In dat geval, verleent de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke redelijke bijstand om de verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen zijn verplichtingen onder de artikelen 33 en 34 AVG na te komen.
7. In het bijzonder dient de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bij te staan om de volgende informatie te verkrijgen:
  - de aard van het Datalek, inclusief waar mogelijk, de categorieën en het aantal betrokkenen in kwestie en de categorieën en het aantal betrokken persoonsgegevens in kwestie;
  - de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek;
  - de maatregelen genomen om het Datalek te remediëren, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
8. Behoudens indien de oorzaak van de Datalek aan dienstverlener moet worden toegeschreven, is bijstand van de dienstverlener aan Gebruiker steeds betalend aan de dan geldende consultingtarieven (profiel senior business analyst).
Gebruik van subverwerkers
1. De verwerker heeft de algemene schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke voor het inschakelen van Subverwerkers, mits hij de verwerkingsverantwoordelijke ten minste 30 kalenderdagen voor enige voorgenomen wijziging in de Subverwerkers, de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk in kennis stelt van wijzigingen in de lijst met toegestane Subverwerkers, zodat de verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid heeft om bezwaar te maken tegen dergelijke wijzigingen voordat de betrokken Subverwerker(s) in dienst wordt (worden) genomen en mits de verwerkingsverantwoordelijke binnen de 30 kalenderdagen na kennisgeving geen gemotiveerd bezwaar heeft gemaakt tegen de voorgenomen wijziging. De lijst van Subverwerkers die reeds door de verwerkingsverantwoordelijke zijn erkend, is per Verwerkingsactiviteit opgenomen in Bijlagen I.I.
2. Wanneer de verwerker een Subverwerker inschakelt voor het uitvoeren van specifieke verwerkingsactiviteiten namens de verwerkingsverantwoordelijke, worden aan die Subverwerker bij overeenkomst of in een andere rechtshandeling op grond van de wetgeving van de Unie of de lidstaten dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in de Overeenkomst zijn vastgelegd, waarbij voldoende garanties worden geboden inzake de implementatie van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerking voldoet aan deze Verwerkersovereenkomst en de Gegevensbeschermingswetgeving.
3. De verwerker is derhalve verantwoordelijk dat de Subverwerker ten minste voldoet aan de verplichtingen waaraan de verwerker krachtens de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources en Gegevensbeschermingswetgeving is onderworpen.
4. Indien de Subverwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de verwerker ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de Subverwerker.
5. Bij beëindiging van de samenwerking tussen de Partijen inzake één of meerdere Verwerkingsactiviteiten, zorgt de verwerker ervoor dat iedere Subverwerker de verwerking van de desbetreffende verwerkingen onmiddellijk beëindigt en alle persoonsgegevens integraal uit zijn bestanden verwijdert.
Doorgifte van gegevens aan derde landen of internationale organisaties
1. De doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen of internationale organisaties buiten de Europese Economische Ruimte door de verwerker vindt steeds plaats met inachtneming van de AVG.
2. Wanneer de doorgifte naar derde landen of internationale organisaties, waartoe de verwerker geen opdracht heeft gekregen van de verwerkingsverantwoordelijke, verplicht is krachtens de wetgeving van de Unie of van de lidstaat waaraan de verwerker is onderworpen, stelt de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke in kennis van die wettelijke verplichting voor de start van de verwerking, tenzij die wetgeving dergelijke informatie om zwaarwichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
Audit en inspectie
1. Telkens wanneer er ernstige aanwijzingen zijn van niet-naleving van de Overeenkomst of de Gegevensbeschermingswetgeving, bijvoorbeeld maar niet beperkt tot, in het geval van een Datalek, is de verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd om een auditor aan te stellen om, na redelijke voorafgaande kennisgeving aan de verwerker, een audit of inspectie van de verwerkingen door de verwerker in het kader van de Verwerkingsactiviteiten uit te voeren. Op verzoek van de verwerker zal de auditor een vertrouwelijkheidsovereenkomst tekenen. De verwerker stelt alle informatie ter beschikking die nodig is voor het uitvoeren van de audit/inspectie door de verwerkingsverantwoordelijke of een auditor. De audit/inspectie wordt in omvang, wijze en duur beperkt tot hetgeen redelijkerwijs noodzakelijk is om het doel ervan te bereiken, en mag de activiteiten van de verwerker niet onnodig onderbreken.
2. De verwerker zal de middelen (voornamelijk tijd) vrijmaken die de verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om de audit/inspectie te kunnen uitvoeren. De verwerkingsverantwoordelijke draagt alle (overige) redelijke kosten van de audit/inspectie, tenzij de verwerker de Overeenkomst en/of de Gegevensbeschermingswetgeving heeft geschonden. In dat geval draagt de verwerker alle kosten van de audit, inclusief alle door de verwerkingsverantwoordelijke gemaakte kosten.
3. Op basis van de resultaten van een dergelijke audit/inspectie kan de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken dat verdere maatregelen worden genomen om de naleving van de Gegevensbeschermingswetgeving en de Overeenkomst te waarborgen.
4. Medewerking van de dienstverlener aan een audit van een gebruiker of voor rekening van een gebruiker is steeds betalend aan de dan geldende consultingtarieven (profiel senior business analyst).

BIJLAGE I.I - OMSCHRIJVING VAN DE VERWERKINGSACTIVITEITEN: DIENSTVERLENER ALS VERWERKER

Verwerkingsdoeleinde “Beveiliging toegang tot Centraal Register Fednot”	Verwerking van persoonsgegevens i.h.k.v. het ter beschikking stellen en beheren en technisch beveiligen van de toegang tot de Centraal Register Fednot Applicatie.
Verwerkingsdoeleinde “Opzoeking door de Advocaat”	Verzamelen, opslaan, bewaren en doorgeven van de gegevens die noodzakelijk zijn voor de bevraging van het CER, CRT of het CRH register alsook het terugkoppelen van het resultaat daarvan aan de Gebruiker.
Categorieën van betrokkenen	Natuurlijke personen (burgers en advocaten, gebruikers).
Categorieën van persoonsgegevens verwerkingsdoeleinde “Opzoeking door de advocaat”	Aan de Gebruiker wordt de volgende informatie meegedeeld: De authentieke dossiergegevens, die desgevallend gedeeld mogen worden krachtens de wet, uit: het Centraal Erfrechtregister (CER) zoals gedefinieerd in artikel 4.125 et seq. van het Burgerlijk Wetboek: identificatiegegevens van de notaris, de identificatie van het dossier het Centraal Register van Testamenten (CRT) zoals gedefinieerd in artikel 4.260 et seq. van het Burgerlijk Wetboek; Identificatiegegevens van de (toekomstige) erflaters Identificatiegegevens van de partijen (naam en voornaam) Uniek identificatienummer van de partijen (rijksregisternummer of bis-nummer) identificatiegegevens van de notaris (naam/voornaam en contactgegevens), Varia: gegevens van de beslissing / dossier (repertoriumnummer etc.)het Centraal Register van Huwelijksovereenkomsten (CRH) zoals gedefinieerd in artikel 2.3.82 et seq. van het Burgerlijk Wetboek. Identificatiegegevens van de partijen (naam en voornaam) Uniek identificatienummer van de partijen (rijksregisternummer of bis-nummer) identificatiegegevens van de notaris (naam/voornaam en contactgegevens), Varia: gegevens van de beslissing (type beslissing of akte, datum beslissing of akte, identificatie RB/hof/notaris, repertoriumnummer, huwelijksvermogensstelsel, vorig huwelijksvermogensstelsel, aanvullende informatie)
Categorieën persoonsgegevens verwerkingsdoeleinde “Beveiliging toegang tot Centraal Register Fednot”	Gegevens van de aanvrager: Identificatiegegevens van de advocaat of dienst geautoriseerde medewerker (Gebruiker) die de opzoeking doet (naam, voornaam, UU-ID); De bevestiging dat de Gebruiker geauthentiseerd is; De bevestiging dat de Gebruiker een gebruiker is die de hoedanigheid van advocaat heeft (of diens geautoriseerde medewerker). het tijdstip van verzending (geslaagde verbinding met het FEDNOT systeem); Worden in de aanvraag meegedeeld: Identificatiegegevens van de persoon die opgezocht wordt (naam, voornaam Persoonlijke kenmerken: geboortedatum en plaats Unieke identificatoren: Rijksregisternummer of BIS-nummer van de persoon die opgezocht wordt in de CER, CRT en CRH. Varia: case number en motivatie (dit laatste enkel voor controle gebruik door Dienstverlener) Desgevallend, de bijkomende bewijsstukken (zoals bewijs van overlijden)
Duur van de verwerking “Opzoeking door de advocaat”	90 dagen bijhouden van de elektronische samenvatting van het resultaat van de opzoeking. De logs van de aanvraag worden evenwel bijgehouden gedurende 10 jaar voor eventuele betwistingen en/of onregelmatigheden. De verwerkingsverantwoordelijke kan de relevante gegevens uit de logging van de Dienstverlener verkrijgen op basis van een gemotiveerd verzoekschrift.
Duur van de verwerking “Beveiliging toegang tot Centraal Register Fednot”	90 dagen bijhouden van de aanvraagdocumenten De logs van de aanvraag worden evenwel bijgehouden gedurende 10 jaar voor eventuele betwistingen en/of onregelmatigheden. De verwerkingsverantwoordelijke kan de relevante gegevens uit de logging van de Dienstverlener verkrijgen op basis van een gemotiveerd verzoekschrift.
Subverwerkers	Zetes en ITSME en C-SAM voor authenticatie van advocaat Diplad voor coördinatie en beheer van de API integratie met Fednot, als vertrouwde tussenpersoon in de relatie advocaat/Fednot voor deze diensten.
Ontvangers van persoonsgegevens “Opzoeking door de advocaat”	(a) FEDNOT, als beheerder van het CER, CRT en CRH, en desgevallend, haar eigen verwerkers (zoals BOSA), (b) administratieve/gerechtelijke overheden in geval van geschillenbeheer.
Ontvangers van persoonsgegevens “Beveiliging toegang tot Centraal Register Fednot”	(a) De Gebruikers en (b) administratieve/gerechtelijke overheden in geval van geschillenbeheer.

BIJLAGE I.2 – TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Praktische technische en organisatorische maatregelen

In overeenstemming met artikel 6 van de Verwerkersovereenkomst zullen de Partijen – waar relevant – de volgende technische en organisatorische maatregelen implementeren om een op risico aangepast beveiligingsniveau te garanderen:

Maatregelen inzake pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens;
Maatregelen die op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten garanderen (bijv. het installeren en onderhouden van apparaten en systemen ter preventie, opsporing en aanpak van bedreigingen, beleid inzake het up to date houden van software, zoals browsers, virusscanners, malwaredetectie en operating systems / beheersystemen voor privacy en informatiebeveiliging / beheer van technische kwetsbaarheden (patch management);
Maatregelen die het vermogen garanderen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen (bijv. beheersplan voor datalekken, back-ups voor de (tijdige) herstelling van de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens, zoals dubbele systemen);
Processen voor het op gezette tijdstippen testen, beoordelen en evalueren van de doeltreffendheid van de technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de verwerking;
Maatregelen voor de identificatie en autorisatie van gebruikers (bijv. het gebruik van toegangscodes, gebruikersnamen en wachtwoorden door de gemachtigde personen voor de toegang tot de persoonsgegevens en regelmatige controle van de logbestanden);
Maatregelen ter bescherming van gegevens tijdens de doorgifte (bijv. verwerkersovereenkomsten);
Maatregelen voor de bescherming van gegevens tijdens de opslag (bijv. informatie aan medewerkers over de opslag van persoonsgegevens);
Maatregelen ter waarborging van de fysieke beveiliging van de locaties waar persoonsgegevens worden verwerkt (bijv. het plaatsen van de dragers van de persoonsgegevens en van de informaticasystemen in geïdentificeerde en beschermde lokalen waarvan de toegang beperkt is tot de gemachtigde personen en tot de uren waarin zij hun functie uitoefenen);
Maatregelen om ervoor te zorgen dat incidenten worden geregistreerd (bijv. het installeren van log- en opsporingsmechanismen die de identiteit van iedere persoon die toegang had tot de Persoonsgegevens of deze verwerkt heeft, registreert);
Maatregelen om de systeemconfiguratie, met inbegrip van de standaardinstelling, te waarborgen;
Maatregelen voor interne governance en beheer op het gebied van IT en IT-beveiliging (voldoende en op regelmatige basis informeren van elke persoon die tussenkomt in de verwerking van persoonsgegevens, alsook aan deze personen de juiste opleiding voor de uitoefening van hun functies en verantwoordelijkheden inzake informatiebeveiliging aanbieden);
Maatregelen voor certificering/waarborging van processen en producten;
Maatregelen om gegevensminimalisering te waarborgen (bijv. toegang beperken tot noodzakelijke personen en een regelmatige update van toegangsrechten);
Maatregelen om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen;
Maatregelen om te zorgen voor beperkte bewaring van gegevens (bijv. verwijderen van verouderde gegevens);
Maatregelen ter waarborging van de verantwoordingsplicht (bijv. toewijzen van verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging);
Maatregelen om gegevensoverdraagbaarheid mogelijk te maken en voor het verwijderen van gegevens te zorgen.

Beveiligingsbeleid en -instructies

De Partijen kunnen overeenkomen over nadere instructies en policies met betrekking tot technische en organisatorische maatregelen.

Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources

Versie 09/12/2022

Deze gebruiksvoorwaarden (hierna aangeduid als de "Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources") zijn van toepassing op de webapplicatie voor het uitvoeren en bewaren van zoekopdrachten in de in deze gebruiksvoorwaarden opgelijste authentieke bronnen die via het Digital Platform for Attorneys (DPA) toegankelijk zijn (hierna de "Authentic Sources Webapplicatie").

De Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources zijn van toepassing boven op de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid met betrekking tot het DPA-platform. Deze Algemene Voorwaarden zijn integraal van toepassing, tenzij de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources hier specifiek van afwijken. Termen met een hoofdletter zijn ofwel gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden of in deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de Algemene Voorwaarden en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources aandachtig door te nemen voordat u de Authentic Sources Webapplicatie gebruikt.
De Gebruiker verklaart kennis te hebben genomen van de Minimale Technische en Organisatorische Maatregelen voor de gebruikers van de DPA Authentic Sources Webapplicatie en deze maatregelen te allen tijde te respecteren.
Het meedelen van gegevens uit een authentieke bron aan personen die niet gemachtigd zijn om ze te ontvangen en/of het gebruik van de gegevens voor andere doeleinden dan die waarvoor de Gebruiker wettelijk gemachtigd is kan aanleiding geven tot burgerrechtelijke en/of strafrechtelijke aansprakelijkheid, alsook tuchtsancties. De Dienstverlener kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor misbruik van deze gegevens en heeft het recht om, in geval van oneigenlijk gebruik, of een vermoeden van oneigenlijk gebruik, van de gegevens, verdere toegang te weigeren aan een bij het misbruik betrokken Gebruiker, advocaat en/of medewerker.
Deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources (inclusief de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid van het DPA-platform alsook de Minimale Technische en Organisatorische Maatregelen voor de gebruikers van de DPA Authentic Sources Webapplicatie) kunnen worden aangevuld, herzien of bijgewerkt. De Gebruikers aanvaarden dat het gebruik van de Authentic Sources Webapplicatie en de bronnen die hiermee toegankelijk zijn steeds onderworpen is aan de versie van de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources die bekendgemaakt en van toepassing is op het moment van het gebruik.

Centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest (CBB)
De Authentic Sources Webapplicatie biedt Gebruikers via de CBB Webapplicatie toegang tot het Centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest (CBB), zoals ingericht overeenkomstig Artikels 1389bis/1 en volgende Ger. W. Gebruikers van de CBB Webapplicatie kunnen zoekopdrachten in het CBB uitvoeren en bewaren zoals bepaald in deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources.
Toegang tot de CBB Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De CBB Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens uit het CBB dat beheerd wordt door de Nationale Kamer van gerechtsdeurwaarders. De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de CBB Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft in het kader van een invorderingsprocedure ten gronde of bij wijze van beslag tegen een bepaald persoon voor de taken die de advocaat verricht als medewerker van het gerecht. De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen, consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht en deze niet langer bewaren dan nodig voor het nagestreefde doel. De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen voor gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking te verlenen aan dergelijke controles.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de CBB Webapplicatie een overzicht in elektronische vorm bewaard. Dit overzicht blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de CBB Webapplicatie.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.

Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het CBB op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.

Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.

Rijksregister
Toegang tot de Rijksregister Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De Rijksregister Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens uit het Rijksregister dat beheerd wordt door de bevoegde federale overheidsdiensten. De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de Rijksregister Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft voor de taken die de advocaat verricht als medewerker van het gerecht. De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen en consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht. De Gebruiker verbindt zich ertoe om de opzoekingen steeds beperken tot de opzoekingen die nodig zijn voor het aanspannen, voeren en beëindigen van een zaak die aan de betrokken advocaten werd toevertrouwd en om de handelingen te kunnen uitvoeren die het aanspannen van een geschillenprocedure voorafgaan. De Gebruiker stelt deze motivering ter beschikking van de Orde waarvan de advocaat voor wie de opzoeking wordt uitgevoerd deel uitmaakt (de Orde van Vlaamse Balies resp. de Ordre des barreaux francophones et germanophone) en de respectieve functionarissen voor gegevensbescherming van deze Ordes. De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen van gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking verlenen aan dergelijke controles. Hiertoe zal de Gebruiker onder meer uitnodigingen in de Rijksregister Webapplicatie om de opzoekingen te motiveren adequaat en volledig invullen.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de Rijksregister Webapplicatie een schriftelijke samenvatting in elektronische vorm bewaard. Deze blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de Rijksregister Webapplicatie. De Gebruiker zal de rapporten en de daarin opgenomen gegevens niet langer bewaren dan nodig en steeds in overeenstemming met wettelijk opgelegde minimum- en maximumtermijnen.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.

Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het Rijksregister op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.

Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.

Indien een zoekopdracht meer dan twintig (20) resultaten oplevert, dan worden geen resultaten weergegeven vanwege de limieten opgelegd door de overheid die het Rijksregister beheert. In dergelijk geval is het niet weergeven van resultaten een gevolg van onvolledige en/of onvoldoende opgave van gegevens door de Gebruiker en worden kosten aangerekend.

Bij opzoekingen op naam en geboortedatum of op adres zal de Gebruiker steeds voldoende gegevens indienen om enkel die zoekresultaten te verkrijgen die dienend zijn voor het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht.
Indien de Gebruiker de Rijksregister Webapplicatie wil gebruiken in het kader van een opdracht waarvoor hij door een Bureau voor Juridische Bijstand is aangewezen (pro Deo-dossier), dan dient de Gebruiker dit aan te geven door een correcte en volledige referentie in te voeren naar het pro Deo-dossier in kwestie. Na validatie van de referentie kan een gereduceerd tarief worden toegepast voor de verleende dienst. De Gebruiker zal de opzoekingen gedaan in het kader van een pro Deo-dossier enkel voor dat dossier gebruiken.

GraydonCreditsafe

Toegang tot de GraydonCreditsafe Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De aanvaarding van de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources impliceert de aanvaarding van de algemene voorwaarden van Graydon Belgium nv (https://graydon.be/nl/algemene-voorwaarden), die van toepassing zijn in de mate dat de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources hier niet van afwijken. De GraydonCreditsafe Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens van GraydonCreditsafe die beheerd worden door Graydon Belgium nv (ondernemingsnummer 0422.319.093). De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de GraydonCreditsafe Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft voor de taken die de advocaat verricht in het kader van de behandeling van een dossier voor een cliënt. In afwijking van de algemene voorwaarden bepaald door Graydon Belgium nv, mogen advocaten elk GraydonCreditsafe Credit Report dat werd gedownload via DPA gebruiken en meedelen aan betrokken personen en instellingen in het kader van juridische procedures (gerechtelijke, administratieve en andere), inclusief de voorbereiding ervan.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de GraydonCreditsafe Webapplicatie een overzicht in elektronische vorm bewaard. Dit overzicht blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de GraydonCreditsafe Webapplicatie.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.
Succesvol leveren betekent dat er een GraydonCreditSafe Credit Report komt vanuit GraydonCreditsafe op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.

MINIMALE TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN VOOR DE GEBRUIKERS VAN DP-A AUTHENTIC SOURCES APPLICATIE

ALGEMEEN

DP-A (Digital Platform for Attorneys) is een samenwerking tussen de ORDE VAN VLAAMSE BALIES ("OVB", RPR: 0267.393.267) en de ORDRE DES BARREAUX FRANCOPHONES ET GERMANOPHONE DE BELGIQUE ("OBFG", RPR: 850 260 032). Via DP-A bieden zij een aantal softwareapplicaties aan hun leden en aan de advocaten bij het Hof van Cassatie. De DP-A Authentic Sources applicatie is een DP-A applicatie die toegang verschaft wordt tot bepaalde externe authentieke bronnen (zoals het Rijksregister en de CBB).

De diensten die worden aangeboden via de DP-A Authentic Sources Applicatie worden aangeboden door: Diplad namens OVB en OBFG ("Avocats.be"). Hierna gezamenlijk aangeduid als de "Dienstverlener".

De ad hoc Dienstverlener, namelijk Diplad (die handelt voor de OVB) of Avocats.be, wordt voor elke Gebruiker bepaald door de Balie waar de betrokken advocaat lid van is.

In dit document worden de maatregelen, rollen en verantwoordelijkheden beschreven, met betrekking tot de minimale technische en organisatorische maatregelen voor Gebruikers van DP-A Authentic Sources.

Deze maatregelen zijn van toepassing op elk computersysteem dat wordt gebruikt om informatie te produceren, te verwerken, te verzamelen, te openen, uit te wisselen of op te slaan. Iedere Gebruiker die bevoegd is om de IT-middelen van DP-A Authentic Sources te gebruiken, te ontwikkelen en te integreren, moet zich houden aan de maatregelen en regels die in dit document zijn uiteengezet.

Informatieveiligheid, zoals beschreven in dit document, dient in de breedste zin van het woord te worden bekeken en niet louter in termen van informatietechnologie. Praktijkervaring uit de bedrijfswereld leert dat ongeveer 35% van de veiligheidsincidenten het gevolg zijn van menselijke fouten en niet van doelbewuste aanvallen. Meer dan de helft van de resterende 65% van de veiligheidsincidenten die het resultaat waren van een doelbewuste aanval, hadden vermeden kunnen worden indien de medewerkers op een veiligere manier met de informatie waren omgegaan.

Dit geeft duidelijk aan dat informatieveiligheid moet worden beschouwd als een combinatie van mensen, processen en technologie. Het is dus belangrijk te beseffen dat informatiebeveiliging een bekommernis is voor de ganse organisatie en niet een loutere IT-aangelegenheid is. De invoering van beveiligingsmaatregelen moet doordringen tot alle geledingen van de organisatie.

Informatiebeveiliging is het geheel van beheersmaatregelen dat ervoor zorgt dat de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van alle vormen van informatie behouden blijven:
- Vertrouwelijkheid: dit is de mate waarin de toegang tot gegevens of functionaliteiten beperkt is tot degenen die daartoe bevoegd zijn. Dit wordt ook wel eens 'exclusiviteit' genoemd, omdat de toegang wordt beperkt tot een bepaalde groep gerechtigden die inzage mag hebben in die welbepaalde data. Alle gegevens en programma's moeten worden beschermd tegen ongeoorloofde publicatie (intern of extern).
- Integriteit: dit is de mate waarin gegevens of functionaliteiten juist en volledig ingevuld zijn. Het betreft de bescherming tegen ongeautoriseerde modificatie van data in soft- en hardware. Integriteit van gegevens heeft betrekking op de oorspronkelijke authenticiteit, nauwkeurigheid en volledigheid van gegevens.
- Beschikbaarheid: dit is de mate waarin gegevens of functionaliteiten op de juiste momenten beschikbaar zijn voor de gebruikers. Beschikbaarheid garandeert dat de computersystemen beschikbaar zijn op het moment dat ze nodig zijn om de werkprocessen te kunnen uitvoeren, en dat de beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk naar behoren functioneren. De term beschikbaarheid verwijst naar de behoefte aan continuïteit van de dienstverlening.
Het doel is om de continuïteit van de informatie en de informatievoorziening te waarborgen en de eventuele gevolgen van informatiebeveiligingsincidenten tot een acceptabel, vooraf bepaald niveau te beperken.

Met gebruiker bedoelen we alle computers en systemen die verbinding kunnen maken met de DP-A Authentic Sources applicatie, alsook alle gebruikers die rechtstreeks - via webapplicaties - of onrechtstreeks - via hun lokale softwarepakket - toegang hebben tot één of meer DP-A Authentic Sources applicaties.

Om een goede beveiliging te verzekeren voor het online platform van DP-A, inbegrepen alle databases die hiermee kunnen geconsulteerd en/of bijgewerkt worden (zoals het de CBB en het Rijksregister …, is het van uitermate groot belang dat alle gebruikers van deze systemen doordrongen zijn van het belang van het strikt toepassen van een afdoend informatieveiligheidsbeleid.

Dit document omvat een aantal maatregelenmaatregelen, regels en aanbevelingen die een onderdeel zijn van een dergelijk beleid. Dit beleid dient onderschreven en toegepast te worden door alle gebruikers die op enige wijze betrokken zijn bij het gebruik en/of de technische ondersteuning van de lokale systemen bij de gebruikers waartoe ze behoren. Dit is ook de reden waarom via de DP-A Authentic Sources applicatie aan alle gebruikers zal gevraagd worden om de kennisneming en aanvaarding van de inhoud van dit document te bevestigen, zoniet zal hij/zij geen toegang meer kunnen verkrijgen tot de diensten van de DP-A Authentic Sources applicatie.

Dit document is strikt vertrouwelijk en mag niet aan derden worden meegedeeld zonder voorafgaande toestemming van de Dienstverlener. Het bevat alleen informatie voor intern gebruik. Door het louter ontvangen van dit document aanvaardt de geadresseerde dat alle informatie in dit document als strikt vertrouwelijk wordt beschouwd en bijgevolg niet aan derden mag worden meegedeeld, tenzij uitdrukkelijk schriftelijke toestemming van de Dienstverlener. Dit document zal met dezelfde zorg worden behandeld als de vertrouwelijke informatie van de ontvanger.

Elke afwijking van dit beveiligingsbeleid moet formeel door de Dienstverlener worden aanvaard.
MEDEWERKERS GERELATEERD VEILIGHEIDSBELEID

Dit beleid heeft als doelstelling het zo goed mogelijk benutten en op het vereiste niveau houden van de kennis en ervaring van de gebruikers en hun medewerkers ter bevordering van de beveiliging, alsmede het verminderen van de risico's van al dan niet opzettelijk menselijk handelen.

Elke gebruiker mag enkel met zijn eigen smartsmart-kaart en pincode de toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie aanvragen. Het is ten stelligste verboden de gegevens van de smartsmart-kaart, zoals het smartkaartsmartkaart-certificaat en de pincode, lokaal te bewaren met het oog op het verkrijgen van de toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie zonder de normale inlogprocedure te moeten volgen; de toegang dient dus steeds aangevraagd te worden aan de hand van de fysische smartsmart-kaart en het ingeven van de pincode. Het is de plicht van de gebruiker om toe te zien op de strikte naleving van deze regels.

De gebruikers en hun medewerkers moeten zich bewust zijn van de bedreigingen voor en het belang van informatiebeveiliging en moeten daartoe de juiste middelen, kennis en vaardigheden tot hun beschikking hebben.

Het personeelsbeleid draagt hiertoe bij, bijvoorbeeld door veiligheidsaspecten op te nemen in functiebeschrijvingen, door vertrouwelijkheidsverklaringen, door opname in het arbeidsreglement of het arbeidscontract van de verantwoordelijkheid van de werknemer op het gebied van informatiebeveiliging, of door het beschrijven van gedragscodes.

Elke gebruiker heeft de plicht beveiligingsrisico's en beveiligingsincidenten te melden.

Gebruikers worden gewezen op hun verantwoordelijkheid voor het handhaven van een effectieve toegangsbeveiliging, met name met betrekking tot het gebruik van wachtwoorden en beveiliging van gebruikersapparatuur.

Gebruikers worden gewezen op de veiligheidsrisico's die elektronische kantoorsystemen met zich meebrengen (vb. computers, mobiele computers, telefoons, mobiele telefoons, e-mail, post, voicemail, postdiensten, fax, ...): deze systemen houden een risico in voor de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens.

Gebruikers worden gewezen op hun verantwoordelijkheid bij het gebruik van e-mail:
- verantwoordelijkheid om de organisatie niet te compromitteren door het verzenden van ongepaste e-mails
- alertheid bij het openen van e-mails en e-mail bijvoegsels.
Op apparatuur die direct aangesloten wordt op de infrastructuur van de gebruiker (vb. pc's) mag alleen software geïnstalleerd worden en configuraties ingesteld worden door de door de organisatie aangestelde bevoegde diensten.

Bij het verlaten van de dienst of bij wijziging van functie-inhoud worden toegangsrechten en autorisaties zo vlug mogelijk ingetrokken en wordt fysiek materiaal gerecupereerd.

De schending van het beveiligingsbeleid en de beveiligingsprocedures van de organisatie wordt middels een formeel proces afgehandeld.
NALEVEN VAN DE RICHTSNOEREN GBA en WP29

De gebruikers verbinden zich ertoe om erop toe te zien dat binnen hun organisatie alle relevante richtsnoeren en referentiemaatregelen aanbevolen door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en het Europees Comité voor gegevensbescherming ("European Data Protection Board", "EDPB") worden nageleefd, zowel op het vlak van systemen, organisatie als personen. Deze richtsnoeren en referentiemaatregelen zijn terug te vinden op de website van de Gegevens-beschermingsautoriteit (GBA) op volgend webadres:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/richtsnoeren

De richtsnoeren van de GBA en de EDPB moeten enerzijds een duidelijke en geharmoniseerde interpretatie bieden van alle bepalingen in de GDPR en anderzijds aanbevelingen geven gestoeld op de praktijken inde EU-lidstaten. Deze richtlijnen zijn bijgevolg het resultaat van een intensieve samenwerking met diverse betrokken actoren.

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) heeft eveneens een infobrochure gepubliceerd omtrent 'cybersurveillance' in verband met de controle op het mailverkeer van werknemers op de werkvloer; dit document is eveneens terug te vinden op voornoemde website.
ANTIVIRUS EN MALWARE

De gebruiker verbindt zich ertoe om op alle computers (servers en gebruikers PC's, ook laptops en tablets, enz.) die een verbinding kunnen maken met de DP-A Authentic Sources applicatie een degelijk antivirusprogramma te installeren. De term VIRUS heeft betrekking op alle schadelijke software die verborgen zit in een andere uitvoerbare software en schade kan aanrichten aan de apparatuur waarop zij werd geïnstalleerd, ongeacht of dit zich voordoet in de software, de gegevens of de hardware zelf, door zich te verbreiden via reproductie of verspreiding van zichzelf, ongeacht de drager die voor deze verspreiding wordt gebruikt.

De gebruiker dient zich voldoende te informeren ten einde een kwalitatief pakket te kunnen selecteren. Bovendien is het absoluut noodzakelijk dat deze pakketten geregeld worden bijgewerkt (automatische update dient geactiveerd te zijn).

De gebruiker verbindt er zich eveneens toe om in voorkomend geval de Dienstverlener DP-A onmiddellijk te verwittigen van zodra hij kennis heeft van het feit dat een virus zou kunnen geïntroduceerd zijn in zijn materiaal.
BROWSERS VOOR INTERNET NAVIGATIE

Het is sterk aanbevolen van enkel door Dienstverlener goedgekeurde webbrowsers te gebruiken, die voldoen aan de huidige normen van internetveiligheid. Het werken met verouderde versies wordt ten sterkste afgeraden. Men dient te allen tijde gebruik te maken van een browser welke actief ondersteund wordt en voorzien wordt van beveiligingsupdates.

Het is daarbij uitermate belangrijk van steeds de laatste versie van de gebruikte browser(s) te installeren. De producenten van deze browsers werken continu hun software bij om de gaten in hun beveiliging te dichten. Het kan voorkomen dat een welbepaalde versie van een browser gedurende een tijd bijzonder kwetsbaar is totdat een oplossing geboden wordt om dat veiligheidsprobleem op te lossen, waarbij soms deze oplossing lang op zich laat wachten. In dergelijk geval zal de Dienstverlener alle kantoren informeren om tijdelijk het gebruik van die bepaalde browser stop te zetten en over te schakelen naar een andere browser.

Het gebruik van bepaalde 'add-ons' in browsers (bv. Adobe Flash), is ten stelligste af te raden, aangezien zij een werkelijke bedreiging vormen voor de veiligheid. Indien bepaalde add-ons toch noodzakelijk zijn, dan enkel deze van gekende uitgevers toelaten (zoals Google, enz.). Indien niet-betrouwbare add-ons voor bepaalde taken noodzakelijk zijn, dan dienen deze add-ons geïnstalleerd te worden op aan aparte PC die niet aan het lokale netwerk is verbonden.
NETWERK BEVEILIGING

De gebruiker verbindt zich ertoe om het/de netwerk(en) die aangewend worden om connectie te maken met de DP-A Authentic Sources applicatie afdoende te beveiligen. De geïnstalleerde firewall dient daarbij te voldoen aan de eisen gesteld bij het werken met vertrouwelijke persoonsgegevens. Het is tevens aanbevolen van de firewall uit te rusten met een degelijk antivirus/antimalware programma.

WiFi is enkel toegelaten indien de WiFi-router op een afdoende wijze is beveiligd door middel van een voldoende beveiligde encryptiemethode. Bovendien dient de firmware van de componenten die instaan voor de internet toegang steeds up-to-date gehouden te worden met de laatst beschikbare versie.

Het gebruik van de DP-A Authentic Sources applicatie toepassingen via openbare WiFi netwerken (via laptop, tablet of smartphone) is ten stelligste verboden zonder bijhorende beveiligingsmaatregel (bv VPN).

Indien mobiele toestellen (laptop, tablet, …) gebruikt worden voor toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie, dan dienen deze eveneens voorzien te zijn van de nodige security software, net zoals de vaste werkstations.

De toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie mag niet geschieden vanuit een thuiscomputer waartoe buitenstaanders/kinderen op werken of spelen. Kinderen hebben meestal geen kennis van de gevaren van het internet. Zij bezoeken mogelijks gevaarlijke websites die bijvoorbeeld een virus of malware kunnen opladen op de computer/laptop van de gerechtsdeurwaarder/advocaat/medewerker (bv. een laptop ter beschikking gesteld door het kantoor). Wanneer deze gebruiker zich vervolgens op het netwerk van het kantoor aansluit, zal hij dat netwerk kunnen besmetten.
BESTURINGSSYSTEMEN EN AANVERWANTE SOFTWARE

De gebruiker verbindt zich ertoe om enkel gebruik te maken van afdoende beveiligde besturingssysteem. De besturingssystemen dienen steeds voorzien te worden van de laatste updates van de producent, i.e. automatische updates dient geactiveerd te zijn en ook toegepast te worden. Hetzelfde geldt voor alle aanverwante software, zoals bijvoorbeeld Adobe PDF Reader.
AUTHENTICATIE

De consultatie van de authentieke bronnen waartoe de DP-A Authentic Sources applicatie toegang mogelijk maakt is enkel mogelijk via sterke authenticatie (smartkaart of gelijkgestelden die de DP-A ter beschikking stelt).

Indien de computer of laptop van de gebruiker beveiligd wordt door een paswoord, dan moet een dergelijk paswoord voldoende adequaat zijn. Hieromtrent gelden de volgende aanbevelingen:

Elk paswoord moet minstens 10 tekens bevatten waaronder minstens:
- een kleine letter
- een hoofdletter
- een cijfer
- een speciaal teken zoals *,$, !, (, ),%,?, enz.
Bovendien mag:
- een paswoord niet gelijk zijn aan vorige, reeds gebruikte paswoorden
- De maximale lengte van het paswoord niet groter zijn dan 50 tekens. Dit laat de gebruiker toe van als paswoord een zin aan te wenden, waarin ook wel de hierboven opgesomde tekens dienen voor te komen.
Bij het aanmaken van een nieuw paswoord dienen volgende regels nageleefd te worden:
- Een paswoord moet gemakkelijk te onthouden zijn zodat men het niet op een document dient weg te schrijven.
- Het moet ook niet gemakkelijk kunnen geraden worden door iemand die de medewerker goed kent of via informatie die te vinden is op sociale media (social engineering).
- Indien men verdenkt dat een paswoord gecompromitteerd is of bekend is geworden, dient het onmiddellijk veranderd te worden.
- De gebruiker mag nooit zijn paswoorden laten opslagen door de browsers die hij gebruikt.
- Een paswoord is strikt persoonlijk; het mag nooit gedeeld worden door meerdere gebruikers. Het mag ook niet aan andere personen worden medegedeeld.
- Een paswoord mag nooit worden neergeschreven op een post-it dat men op een scherm, of waar dan ook, plakt.
- Een paswoord mag nooit bestaan uit:
  - Een woord uit een woordenboek, zelfs niet uit woordenboeken van vreemde talen
  - Hetzelfde paswoord als dat gebruikt om in te loggen in de computer
  - Enige informatie betreffende de gebruiker, zoals voornaam, naam, bijnaam, geboortedatum, enz.
Een eenvoudige manier om tot een goed paswoord te komen bestaat er in het eerste teken van alle woorden van een zin te nemen en vervolgens het verkregen resultaat ingewikkelder te maken door het toevoegen van voor- of achtervoegsels, het omvormen van sommige letters naar kleine en hoofdletters, het toevoegen van cijfers en speciale tekens.

Het is tevens aanbevolen om op plaatsen waar een zwakke authenticatie wordt gebruikt, de paswoorden minimaal om de 6 maanden te vernieuwen.
GDPR: TOEGELATEN GEBRUIK

Een gebruiker mag zich slechts toegang verschaffen tot DP-A Authentic Sources indien hij, als verantwoordelijke voor de verwerking, voldoet aan alle voorwaarden hiertoe. Voor meer informatie hieromtrent, zie de algemene en specifieke voorwaarden, alsook het verklaring privacy beleid van het DP-A Platform.

Concreet, met betrekking tot DP-A Authentic Sources, is de toegang van de gebruiker tot beperkt tot de volgende finaliteiten:
- het Rijksregister, bv. slechts toegelaten in de specifieke context van de machtiging die daartoe werd ontvangen door de Dienstverlener.
Dit is, voor advocaten en hun medewerkers: (a) taken te verrichten die noodzakelijk zijn voor het aanspannen, voeren en beëindigen van een zaak die aan hen werd toevertrouwd (b) om de handelingen te kunnen uitvoeren die het aanspannen van een geschillenprocedure voorafgaan, (c) insolventie.

Dit is, voor medewerkers van de balies en de Dienstverlener: tuchtprocedures, authenticatie, technische sleutel uitwisseling gegevens, authentieke bron (tableau en lijst stagiairs) (machtigingen: 42/2013, 70/2014, 56/2015, 37/2017)
- het CBB, bv. slechts toegelaten in de specifieke context van hun consultatie-recht in uitvoering van art. 1391/1 Ger. WB (rekeninginformatie conservatoir beslag) en hun input-recht in uitvoering van art. 1390 quater, §2 (collectieve schuldenregeling)
Elke gebruiker geldt hierbij als verantwoordelijke voor de verwerking en zijn toegang moet telkens afdoende gemotiveerd worden en uitdrukkelijk beperkt worden tot rechtmatige verwerkingen die gebeuren voor de hogervermelde finaliteiten. De Dienstverlener heeft het recht om hieromtrent periodieke controle uitoefenen en bij de gebruiker zo nodig bijkomende informatie op te vragen.
GDPR: TAKEN VAN DE DIENSTVERLENER

In de context van DP-A Authentic Sources, is de Dienstverlener zelf ook verantwoordelijke voor de verwerking, voor de volgende finaliteiten:
- Beheren van de identificatie en de authenticatie van de gebruikers van de DP-A applicatie bij de toegang tot DP-A Authentic Sources;
- Beheren van de authenticatie van de gebruikers van de DP-A applicatie, middels nazicht van de vereiste kenmerken (geautoriseerde advocaat, gemandateerde medewerker van een geautoriseerde advocaat) bij de toegang tot DP-A Authentic Sources;
- Logging van de persoonsgegevens van de gebruiker bij het aanmelden op DP-A Authentic Sources.
Het doeleinde van deze verwerkingen is de verwezenlijking van de doelstellingen beoogd in de voormelde artikels, zijnde het beheer van de toegang van advocaten tot DP-A Authentic Sources via de DP-A applicatie, dat toelaat hen te identificeren, te authentiseren en hun relevante kenmerken of hoedanigheden, mandaten en toegangsmachtigingen te controleren en beheren.

Dit doeleinde omvat ook de mogelijkheid om aan de eigenaar van de authentieke bron, op hun verzoek, geanonimiseerde statistische gegevens te verstrekken met betrekking tot het gebruik, het beheer en de werking van deze diensten.
BEWUSTMAKING VAN GEBRUIKERS

De gebruiker verbindt zich ertoe om alle medewerkers in zijn organisatie bewust te maken van de risico's van het gebruik van internet en e-mail. Men dient in het bijzonder bewust te zijn van de gevaren van praktijken zoals phishing, malware, spam en meer specifiek ook ransomware

PHISHING is een vorm van internetfraude waarbij het slachtoffer een mail ontvangt waarin hem of haar wordt gevraagd een account bij een bank of een service-provider te checken en te bevestigen. Soms wordt er ook telefonisch contact opgenomen. Doorgaans zijn de daders van phishing moeilijk te achterhalen en daarom is het van belang om alert te zijn en nooit in te gaan op een mailverzoek waarin wordt gevraagd geld over te maken of persoonlijke/financiële gegevens vrij te geven.

MALWARE is een samentrekking van de woorden 'malicious' (kwaadaardig) en 'software' en vormt een verzamelnaam voor ongewenste software zoals virussen, wormen en spyware. Een standaard maatregel hiertegen is het gebruik van antivirusscanners en een firewall. Menselijk handelen staat nog steeds hoog op de lijst van oorzaken van virusuitbraken. Vaak ontstaat een virusinfectie doordat een gebruiker een bijlage in een e-mail opent waarna blijkt dat deze niet alleen het beloofde document bevat maar ook een virus. Het is dus niet aan te raden om verdachte e-mails of e-mails van een onbekende afzender te openen of de bijlagen te openen.

SPAM is een verzamelnaam voor ongewenste berichten. Meestal wordt met de term "ongewenste" mail bedoeld, maar ook ongewenste reclameboodschappen op websites vallen onder deze term. Het is aan te raden om spamberichten nooit te beantwoorden of door te sturen en terughoudend zijn in het verspreiden van e-mailadressen is iets wat we zelf kunnen doen (door gebruik te maken van de Bcc-functie).

RANSOMWARE is een chantagemethode op internet door middel van malware, waarbij de computer volledig geblokkeerd wordt totdat men een bepaald bedrag heeft betaald aan de chantagepleger. Het is tevens uitermate nuttig om hierop voldoende voorbereid te zijn.
ANDERE AANBEVELINGEN

Alle werkposten dienen zo ingesteld te zijn dat ze de toegang afsluiten na een periode van inactiviteit van meer dan 5 minuten.

Vooraleer de werkpost te verlaten voor langere tijd dient de toegang tot de werkpost afgesloten te worden, door ofwel uit te loggen of naar beveiligingsmodus over te schakelen.

Het dient ten stelligste vermeden te worden om confidentiële gegevens bekomen via CIA Applications te kopiëren op informatiedragers zoals USB-sticks en deze buiten het kantoor mee te nemen, behalve als ze geëncrypteerd worden.

Hetzelfde geldt voor laptops, d.w.z. alle confidentiële gegevens op de harde schijf dienen geëncrypteerd te worden vooraleer de laptop buiten het kantoor mee te nemen.

ALLE software die niet absoluut vereist is voor het gebruik van de applicaties die op geregelde basis gebruikt worden, dienen best verwijderd te worden van de werkposten (vaste PC's, laptops, iPads en andere computers die op één of andere manier gebruikt worden voor toegang tot de applicaties).
BYOD- AANBEVELINGEN

Steeds meer gebruikers willen hun eigen smartphone, tablet of laptop op kantoor gebruiken. BYOD of B ring Y our O wn D evice is een echte trend aan het worden. Maar opgelet, het kan ook uitdraaien op Bring Your Own Disaster. Daarom is het belangrijk op voorhand te weten waar je rekening moet mee houden als u BOYD in uw organisatie gaat toelaten, zeker als er veel persoonsgegevens worden verwerkt.

BYOD IS niet alleen een ICT-vraagstuk, maar het is veel breder: het gaat namelijk ook over houding en gedrag en de wens van medewerkers om zijn werkplek meer in te richten zoals hij/zij dat wil. Het gaat dus over werkplekbeleid in de brede zin van het woord.

BYOD gebeurt steeds op de uitsluitende verantwoordelijkheid van de gebruikers.

De Dienstverlener geeft de uitdrukkelijke aanbeveling om dit slechts toe te laten, mits er minstens een antwoord is op de volgende vragen:
- Mogen gebruikers al hun eigen devices meenemen en welke zijn de randvoorwaarden?
- Mogen gebruikers data opslaan op public cloudoplossingen of faciliteert de organisatie een private cloudoplossing? Of is een hybride model mogelijk? Is hiermee dan nog voldaan aan de GDPR?
- Hoe zit het met de informatiebeveiliging? Hoe zit het met virussen op tablets? Hoe ga je om met gegevensbeheer van vertrouwelijke gegevens, back-up- en restore, verlies en diefstal?
- Waar ligt dan precies de financiële verantwoordelijkheid bij schade, verlies of diefstal?
- Hoe regel je het beheer van de verschillende devices, eigen apps en bedrijfsapps?
- Hoe ga je om met devices met verschillende besturingssystemen binnen één organisatie?
- Welke juridische aspecten zitten eraan vast? (bvb. licenties)?
- Er moet een visie zijn op de BYOD binnen de dienstverlening, omdat deze de kaders bepaalt voor de wijze van werken en het benaderen van de klanten;
- Er moet ook een duidelijke visie zijn omtrent de impact van BYOD op de organisatie en de bedrijfsvoering zodat duidelijk is welke doelen er aan de organisatie worden gesteld, hoe er wordt gewerkt, of flexibiliteit mogelijk of gewenst is, hoe er wordt aangestuurd
- Er moet ook een duidelijk HRM-beleid zijn zodat de gebruikers weten hoe om te gaan met flexibiliteit door tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, er moeten gebruikersovereenkomsten worden opgesteld voor de in gebruik te nemen mobile devices, er moeten algemene gedragsregels opgesteld worden voor het gebruik van software en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en documenten, welke verplichtingen gelden er voor de medewerkers inzake BYOD, hoe gaat men de scheiding privé-zakelijk bewaken;
- Het moet ook duidelijk zijn hoe er zal worden omgegaan met het beheer en de beveiliging van de mobile devices en wat er technisch al dan niet mogelijk is.
BYOD-policy's kunnen sterk verschillen van organisatie tot organisatie, afhankelijk van de eigen prioriteiten en aandachtspunten en ze worden bij voorkeur opgesteld in nauw overleg met HRM, ICT, Finance en Directie. Een succesvol BYOD-initiatief combineert eenvoud voor de gebruikers met doeltreffende security-, controle- en beheer-functionaliteit voor de IT-afdeling. Om jouw organisatie optimaal te beschermen tegen gevaren, dataverlies en niet-conform gebruik moet de IT-afdeling van de gebruiker zich in eerste instantie afvragen hoe ze gebruikers veilige toegang kunnen bieden tot data en applicaties, met inbegrip van DP-A Authentic Sources.

Daarbij komt dan het rolgebaseerde beheer en de configuratie en security van persoonlijke en goedgekeurde devices.
INCIDENTENBEHEER & BEHEER VAN GEGEVENSLEKKEN

Incidentenbeheer is het proces van het beheer en de bescherming van informatiesystemen en de daarin opgeslagen informatie. De gebruiker moet zich goed bewust zijn van zijn verantwoordelijkheden als het gaat om de bescherming van de informatie ten behoeve van de betrokkenen en de Dienstverlener. Incidentenbeheer is een set van activiteiten die een proces definieert en implementeert, die de organisatie kan gebruiken om zijn eigen welzijn en de veiligheid van alle betrokken actoren te bevorderen.

Incidentenbeheer is samen met risicobeheer en continuïteitsbeheer één van de belangrijkste deelgebieden van informatiebeveiliging. Incidentenbeheer is belangrijk omdat absolute informatieveiligheid en absolute privacy niet bestaan en omdat incidenten niet te voorkomen zijn. Het is niet de vraag of er iets gaat gebeuren maar wanneer. De gebruiker dient de belangrijkste te verwachte incidenten van tevoren in te schatten en de bijpassende reactie- en escalatieprocedure dient van tevoren te worden uitgewerkt en geoefend.

Het incidentenbeheer geeft richting aan de wijze waarop de organisatie van de gebruiker wenst om te gaan met alle incidenten en 'bijna incidenten' op het gebied van informatieveiligheid en privacy. De gebruiker onderschrijft het belang van een adequate behandeling van incidenten en de reactie daarop om daarmee de gevolgen op de werking van de organisatie te minimaliseren. Incidenten dienen gestructureerd te worden behandeld en er moeten procedures worden vastgesteld om de reactie op incidenten doeltreffend en ordelijk te laten plaatsvinden. Het is de bedoeling dat de gebruiker en zijn medewerkers leren van incidenten en daarom moeten incidenten geëvalueerd en gedocumenteerd worden.

Sommige incidenten kunnen ook een "gegevenslek" uitmaken. De verantwoordelijke voor de verwerking moet hierbij beoordelen of de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk de rechten en vrijheden van de betrokkene zal schenden door de beoordeling van de gevolgen voor de betrokkene uit te voeren.

Indien een risico voor de betrokkene(n) waarschijnlijk is, moet de verantwoordelijke voor de verwerking de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld en uiterlijk 72 uur aan de gegevensbeschermingsautoriteit (de "GBA") melden, onder toezicht van de DPO en door het crisis-managementteam.

Indien een gegevenslek plaatsvindt, en u of wij hiervan kennis krijgen, dienen wij onverwijld met elkaar te communiceren en dus onderling af te stemmen.

Een gegevenslek moet aan de gegevensbeschermingsautoriteit worden gemeld door de verantwoordelijke voor de verwerking, door middel van een elektronisch formulier dat, na te zijn ingevuld, via een internetportaal moet worden ingediend (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/acties/datalek-van-persoonsgegevens). Formulieren die per e-mail worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.

Indien de melding van het gegevenslek aan de toezichthoudende autoriteit niet binnen 72 uur wordt gedaan, dient de verantwoordelijke voor de verwerking, dit, na raadpleging van de DPO schriftelijk, elektronisch in te dienen, met een motivering van de redenen van de vertraging. Indien het niet mogelijk is alle noodzakelijke informatie tegelijkertijd te verstrekken, dient men de informatie zonder onnodige vertraging verstrekken.

De volgende informatie wordt dan aan de toezichthoudende autoriteit verstrekt:
- Een beschrijving van de aard van de inbreuk.
- De toegekende categorieën persoonsgegevens.
- Het geschatte aantal betrokken personen.
- Het geschatte aantal persoonsgegevensrecords.
- De naam en de contactgegevens van de voor de verwerking verantwoordelijke.
- Gevolgen van de inbreuk.
- Alle maatregelen die zijn genomen om de inbreuk te verhelpen.
- Alle informatie met betrekking tot de inbreuk in verband met de gegevens.
CONTINUITEITSBEHEER (BCM)

De voornaamste doelstelling van continuïteitsbeheer is de kritische bedrijfsprocessen beschermen tegen de gevolgen van ernstige incidenten of rampen en ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke componenten aanwezig zijn zodat de organisatie gepast kan reageren op ernstige incidenten of rampen en een tijdig herstel kan bewerkstelligen.

Continuïteitsbeheer is hoe dan ook breder dan ICT: het uitvallen van medewerkers (ziekte, ontslag, dood) of het verdwijnen van een kritische leverancier kan een reële bedreiging zijn. Bij de inrichting van continuïteitsbeheer dienen alle relevante aspecten te worden meegenomen die de continuïteit in gevaar kunnen brengen.

Voor alle kritische bedrijfsprocessenprocessen en essentiële informatiesystemen moet er een continuïteitsplan (BCP) zijn, waarin activiteiten, maatregelen en belangrijke gegevens van alle kritische processen worden beschreven, die tot doel hebben de onderbrekingstijd tot een aanvaardbaar niveau te beperken.

Informatieveiligheid en privacy zijn een integraal onderdeel van het continuïteitsbeheer van de gebruiker.
RISICOMANAGEMENT

Informatiesystemen en de informatie daarin staan voortdurend bloot aan verschillende bedreigingen. Dit impliceert dat de gebruiker die diverse informatiesystemen en informatie nodig heeft, risico's loopt. Het ligt voor de hand dat de gebruiker deze risico's inperkt door het treffen van zo veel mogelijk beveiligingsmaatregelen.

Om de risico's op een evenwichtige wijze te kunnen beheersen moet bekend zijn welke risico's er gelopen worden en hoe groot deze zijn. Op basis van deze kennis kunnen dan beveiligingsmaatregelen worden getroffen om deze risico's tot aanvaardbare proporties terug te dringen (= risicomanagementproces). Het risicomanagementproces heeft betrekking op de identificatie van de risico's, de beoordeling van het risicoprofiel en de toepassing van een risicomanagementstrategie.

Binnen een integrale toepassing van risicomanagement wordt het risicomanagementproces organisatiebreed toegepast. Om het risicomanagementproces op een consistente wijze uit te voeren is het van cruciaal belang dat iedereen binnen de organisatie die bij de gegevensverwerking betrokken is, een uniform raamwerk hanteert voor het risico-managementproces.

Vertrekpunt voor de inhoudelijke uitvoering van het risicomanagementproces is de inventarisatie en beoordeling van de mogelijke risico's. Het consolideren en groeperen van risico's vormt de tweede stap binnen het risicomanagement-proces. De derde stap binnen dit proces is bepalen op welke wijze het management wenst om te gaan met geïdentificeerde risico's. Dat hangt nauw samen met de risicohouding van het management.

Strategische risico's hebben veelal betrekking op externe factoren die het realiseren van strategische doelstellingen kunnen bedreigen. Welke externe factoren een invloed kunnen hebben volgt logischerwijze uit het bedrijfsmodel van de CIA en de gerelateerde databanken. In casu zijn het vooral de economische-, politieke- en technische factoren die een invloed kunnen hebben op de IT-infrastructuur CIA.

Procesrisico's zijn vaak gerelateerd aan operationele transacties en kunnen betrekking hebben op operationele, rapportage- en toezichtsdoelstellingen. Wat de IT-infrastructuur CIA betreft kunnen operationele risico's zich bevinden in o.a. volgende aspecten/ aangelegenheden:
- persoonsgegevensbeveiliging/informatiebeveiliging;
- te verstrekken informatie en toegang tot persoonsgegevens;
- Disaster Recovery Procedure;
- paswoordenbeleid;
- monitoring van de hard- en software-infrastructuur;
- passende organisatorische en technische controlemaatregelen;
- toegangs- en gebruikersbeheer;
- Business Continuity Procedure;
- Incident Response Procedure;

Versie: 09/12/2022

Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources

Versie 07/07/2021

Deze gebruiksvoorwaarden (hierna aangeduid als de "Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources") zijn van toepassing op de webapplicatie voor het uitvoeren en bewaren van zoekopdrachten in de in deze gebruiksvoorwaarden opgelijste authentieke bronnen die via het Digital Platform for Attorneys (DPA) toegankelijk zijn (hierna de "Authentic Sources Webapplicatie").

De Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources zijn van toepassing boven op de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid met betrekking tot het DPA-platform. Deze Algemene Voorwaarden zijn integraal van toepassing, tenzij de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources hier specifiek van afwijken. Termen met een hoofdletter zijn ofwel gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden of in deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de Algemene Voorwaarden en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources aandachtig door te nemen voordat u de Authentic Sources Webapplicatie gebruikt.
De Gebruiker verklaart kennis te hebben genomen van de Minimale Technische en Organisatorische Maatregelen voor de gebruikers van de DPA Authentic Sources Webapplicatie en deze maatregelen te allen tijde te respecteren.
Het meedelen van gegevens uit een authentieke bron aan personen die niet gemachtigd zijn om ze te ontvangen en/of het gebruik van de gegevens voor andere doeleinden dan die waarvoor de Gebruiker wettelijk gemachtigd is kan aanleiding geven tot burgerrechtelijke en/of strafrechtelijke aansprakelijkheid, alsook tuchtsancties. De Dienstverlener kan in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor misbruik van deze gegevens en heeft het recht om, in geval van oneigenlijk gebruik, of een vermoeden van oneigenlijk gebruik, van de gegevens, verdere toegang te weigeren aan een bij het misbruik betrokken Gebruiker, advocaat en/of medewerker.
Deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources (inclusief de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid van het DPA-platform alsook de Minimale Technische en Organisatorische Maatregelen voor de gebruikers van de DPA Authentic Sources Webapplicatie) kunnen worden aangevuld, herzien of bijgewerkt. De Gebruikers aanvaarden dat het gebruik van de Authentic Sources Webapplicatie en de bronnen die hiermee toegankelijk zijn steeds onderworpen is aan de versie van de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources die bekendgemaakt en van toepassing is op het moment van het gebruik.

Centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest (CBB)
De Authentic Sources Webapplicatie biedt Gebruikers via de CBB Webapplicatie toegang tot het Centraal bestand van berichten van beslag, delegatie, overdracht, collectieve schuldenregeling en protest (CBB), zoals ingericht overeenkomstig Artikels 1389bis/1 en volgende Ger. W. Gebruikers van de CBB Webapplicatie kunnen zoekopdrachten in het CBB uitvoeren en bewaren zoals bepaald in deze Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources.
Toegang tot de CBB Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De CBB Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens uit het CBB dat beheerd wordt door de Nationale Kamer van gerechtsdeurwaarders. De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de CBB Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft in het kader van een invorderingsprocedure ten gronde of bij wijze van beslag tegen een bepaald persoon voor de taken die de advocaat verricht als medewerker van het gerecht. De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen, consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht en deze niet langer bewaren dan nodig voor het nagestreefde doel. De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen voor gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking te verlenen aan dergelijke controles.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de CBB Webapplicatie een overzicht in elektronische vorm bewaard. Dit overzicht blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de CBB Webapplicatie.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.
Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het CBB op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.
Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.
Indien de Gebruiker de CBB Webapplicatie wil gebruiken in het kader van een opdracht waarvoor hij door een Bureau voor Juridische Bijstand is aangewezen (pro Deo-dossier), dan dient de Gebruiker dit aan te geven door een correcte en volledige referentie in te voeren naar het pro Deo-dossier in kwestie. Na validatie van de referentie kan een gereduceerd tarief worden toegepast voor de verleende dienst. De Gebruiker zal de opzoekingen gedaan in het kader van een pro Deo-dossier enkel voor dat dossier gebruiken.
Indien de Gebruiker de CBB Webapplicatie wil gebruiken in het kader van een opdracht als curator, dan dient de Gebruiker dit aan te geven door een correcte en volledige referentie in te voeren naar het faillissementsdossier in kwestie.
Rijksregister
Toegang tot de Rijksregister Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Authentic Sources heeft aanvaard. De Rijksregister Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens uit het Rijksregister dat beheerd wordt door de bevoegde federale overheidsdiensten. De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de Rijksregister Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft voor de taken die de advocaat verricht als medewerker van het gerecht. De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen en consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht. De Gebruiker verbindt zich ertoe om de opzoekingen steeds beperken tot de opzoekingen die nodig zijn voor het aanspannen, voeren en beëindigen van een zaak die aan de betrokken advocaten werd toevertrouwd en om de handelingen te kunnen uitvoeren die het aanspannen van een geschillenprocedure voorafgaan. De Gebruiker stelt deze motivering ter beschikking van de Orde waarvan de advocaat voor wie de opzoeking wordt uitgevoerd deel uitmaakt (de Orde van Vlaamse Balies resp. de Ordre des barreaux francophones et germanophone) en de respectieve functionarissen voor gegevensbescherming van deze Ordes. De Gebruiker aanvaardt dat de Ordes, hun respectieve functionarissen van gegevensbescherming en de bevoegde stafhouders controle kunnen uitoefenen over de rechtmatigheid van de opvraging en de adequaatheid van de opgevraagde gegevens, waarbij de proportionaliteit en de doelbinding van de gegevens kan worden gecontroleerd. De Gebruiker verbindt zich ertoe zijn volledige medewerking verlenen aan dergelijke controles. Hiertoe zal de Gebruiker onder meer uitnodigingen in de Rijksregister Webapplicatie om de opzoekingen te motiveren adequaat en volledig invullen.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de Rijksregister Webapplicatie een schriftelijke samenvatting in elektronische vorm bewaard. Deze blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker. De Gebruiker dient zelf in te staan voor het correct opslaan, bewaren en verwerken van rapporten gegenereerd door de Rijksregister Webapplicatie. De Gebruiker zal de rapporten en de daarin opgenomen gegevens niet langer bewaren dan nodig en steeds in overeenstemming met wettelijk opgelegde minimum- en maximumtermijnen.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.
Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het Rijksregister op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.
Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.
Indien een zoekopdracht meer dan twintig (20) resultaten oplevert, dan worden geen resultaten weergegeven vanwege de limieten opgelegd door de overheid die het Rijksregister beheert. In dergelijk geval is het niet weergeven van resultaten een gevolg van onvolledige en/of onvoldoende opgave van gegevens door de Gebruiker en worden kosten aangerekend.
Bij opzoekingen op naam en geboortedatum of op adres zal de Gebruiker steeds voldoende gegevens indienen om enkel die zoekresultaten te verkrijgen die dienend zijn voor het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht.
Indien de Gebruiker de Rijksregister Webapplicatie wil gebruiken in het kader van een opdracht waarvoor hij door een Bureau voor Juridische Bijstand is aangewezen (pro Deo-dossier), dan dient de Gebruiker dit aan te geven door een correcte en volledige referentie in te voeren naar het pro Deo-dossier in kwestie. Na validatie van de referentie kan een gereduceerd tarief worden toegepast voor de verleende dienst. De Gebruiker zal de opzoekingen gedaan in het kader van een pro Deo-dossier enkel voor dat dossier gebruiken.

MINIMALE TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN VOOR DE GEBRUIKERS VAN DP-A AUTHENTIC SOURCES APPLICATIE

ALGEMEEN

DP-A (Digital Platform for Attorneys) is een samenwerking tussen de ORDE VAN VLAAMSE BALIES ("OVB", RPR: 0267.393.267) en de ORDRE DES BARREAUX FRANCOPHONES ET GERMANOPHONE DE BELGIQUE ("OBFG", RPR: 850 260 032). Via DP-A bieden zij een aantal softwareapplicaties aan hun leden en aan de advocaten bij het Hof van Cassatie. De DP-A Authentic Sources applicatie is een DP-A applicatie die toegang verschaft wordt tot bepaalde externe authentieke bronnen (zoals het Rijksregister en de CBB).
De diensten die worden aangeboden via de DP-A Authentic Sources Applicatie worden aangeboden door: Diplad namens OVB en OBFG ("Avocats.be"). Hierna gezamenlijk aangeduid als de "Dienstverlener".
De ad hoc Dienstverlener, namelijk Diplad (die handelt voor de OVB) of Avocats.be, wordt voor elke Gebruiker bepaald door de Balie waar de betrokken advocaat lid van is.
In dit document worden de maatregelen, rollen en verantwoordelijkheden beschreven, met betrekking tot de minimale technische en organisatorische maatregelen voor Gebruikers van DP-A Authentic Sources.
Deze maatregelen zijn van toepassing op elk computersysteem dat wordt gebruikt om informatie te produceren, te verwerken, te verzamelen, te openen, uit te wisselen of op te slaan. Iedere Gebruiker die bevoegd is om de IT-middelen van DP-A Authentic Sources te gebruiken, te ontwikkelen en te integreren, moet zich houden aan de maatregelen en regels die in dit document zijn uiteengezet.
Informatieveiligheid, zoals beschreven in dit document, dient in de breedste zin van het woord te worden bekeken en niet louter in termen van informatietechnologie. Praktijkervaring uit de bedrijfswereld leert dat ongeveer 35% van de veiligheidsincidenten het gevolg zijn van menselijke fouten en niet van doelbewuste aanvallen. Meer dan de helft van de resterende 65% van de veiligheidsincidenten die het resultaat waren van een doelbewuste aanval, hadden vermeden kunnen worden indien de medewerkers op een veiligere manier met de informatie waren omgegaan.
Dit geeft duidelijk aan dat informatieveiligheid moet worden beschouwd als een combinatie van mensen, processen en technologie. Het is dus belangrijk te beseffen dat informatiebeveiliging een bekommernis is voor de ganse organisatie en niet een loutere IT-aangelegenheid is. De invoering van beveiligingsmaatregelen moet doordringen tot alle geledingen van de organisatie.
Informatiebeveiliging is het geheel van beheersmaatregelen dat ervoor zorgt dat de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van alle vormen van informatie behouden blijven:
- Vertrouwelijkheid: dit is de mate waarin de toegang tot gegevens of functionaliteiten beperkt is tot degenen die daartoe bevoegd zijn. Dit wordt ook wel eens 'exclusiviteit' genoemd, omdat de toegang wordt beperkt tot een bepaalde groep gerechtigden die inzage mag hebben in die welbepaalde data. Alle gegevens en programma's moeten worden beschermd tegen ongeoorloofde publicatie (intern of extern).
- Integriteit: dit is de mate waarin gegevens of functionaliteiten juist en volledig ingevuld zijn. Het betreft de bescherming tegen ongeautoriseerde modificatie van data in soft- en hardware. Integriteit van gegevens heeft betrekking op de oorspronkelijke authenticiteit, nauwkeurigheid en volledigheid van gegevens.
- Beschikbaarheid: dit is de mate waarin gegevens of functionaliteiten op de juiste momenten beschikbaar zijn voor de gebruikers. Beschikbaarheid garandeert dat de computersystemen beschikbaar zijn op het moment dat ze nodig zijn om de werkprocessen te kunnen uitvoeren, en dat de beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk naar behoren functioneren. De term beschikbaarheid verwijst naar de behoefte aan continuïteit van de dienstverlening.
  Het doel is om de continuïteit van de informatie en de informatievoorziening te waarborgen en de eventuele gevolgen van informatiebeveiligingsincidenten tot een acceptabel, vooraf bepaald niveau te beperken.
  Met gebruiker bedoelen we alle computers en systemen die verbinding kunnen maken met de DP-A Authentic Sources applicatie, alsook alle gebruikers die rechtstreeks - via webapplicaties - of onrechtstreeks - via hun lokale softwarepakket - toegang hebben tot één of meer DP-A Authentic Sources applicaties.
  Om een goede beveiliging te verzekeren voor het online platform van DP-A, inbegrepen alle databases die hiermee kunnen geconsulteerd en/of bijgewerkt worden (zoals het de CBB en het Rijksregister …, is het van uitermate groot belang dat alle gebruikers van deze systemen doordrongen zijn van het belang van het strikt toepassen van een afdoend informatieveiligheidsbeleid.
  Dit document omvat een aantal maatregelenmaatregelen, regels en aanbevelingen die een onderdeel zijn van een dergelijk beleid. Dit beleid dient onderschreven en toegepast te worden door alle gebruikers die op enige wijze betrokken zijn bij het gebruik en/of de technische ondersteuning van de lokale systemen bij de gebruikers waartoe ze behoren. Dit is ook de reden waarom via de DP-A Authentic Sources applicatie aan alle gebruikers zal gevraagd worden om de kennisneming en aanvaarding van de inhoud van dit document te bevestigen, zoniet zal hij/zij geen toegang meer kunnen verkrijgen tot de diensten van de DP-A Authentic Sources applicatie.
  Dit document is strikt vertrouwelijk en mag niet aan derden worden meegedeeld zonder voorafgaande toestemming van de Dienstverlener. Het bevat alleen informatie voor intern gebruik. Door het louter ontvangen van dit document aanvaardt de geadresseerde dat alle informatie in dit document als strikt vertrouwelijk wordt beschouwd en bijgevolg niet aan derden mag worden meegedeeld, tenzij uitdrukkelijk schriftelijke toestemming van de Dienstverlener. Dit document zal met dezelfde zorg worden behandeld als de vertrouwelijke informatie van de ontvanger.
  Elke afwijking van dit beveiligingsbeleid moet formeel door de Dienstverlener worden aanvaard.
MEDEWERKERS GERELATEERD VEILIGHEIDSBELEID

Dit beleid heeft als doelstelling het zo goed mogelijk benutten en op het vereiste niveau houden van de kennis en ervaring van de gebruikers en hun medewerkers ter bevordering van de beveiliging, alsmede het verminderen van de risico's van al dan niet opzettelijk menselijk handelen.
Elke gebruiker mag enkel met zijn eigen smartsmart-kaart en pincode de toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie aanvragen. Het is ten stelligste verboden de gegevens van de smartsmart-kaart, zoals het smartkaartsmartkaart-certificaat en de pincode, lokaal te bewaren met het oog op het verkrijgen van de toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie zonder de normale inlogprocedure te moeten volgen; de toegang dient dus steeds aangevraagd te worden aan de hand van de fysische smartsmart-kaart en het ingeven van de pincode. Het is de plicht van de gebruiker om toe te zien op de strikte naleving van deze regels.
De gebruikers en hun medewerkers moeten zich bewust zijn van de bedreigingen voor en het belang van informatiebeveiliging en moeten daartoe de juiste middelen, kennis en vaardigheden tot hun beschikking hebben.
Het personeelsbeleid draagt hiertoe bij, bijvoorbeeld door veiligheidsaspecten op te nemen in functiebeschrijvingen, door vertrouwelijkheidsverklaringen, door opname in het arbeidsreglement of het arbeidscontract van de verantwoordelijkheid van de werknemer op het gebied van informatiebeveiliging, of door het beschrijven van gedragscodes.
Elke gebruiker heeft de plicht beveiligingsrisico's en beveiligingsincidenten te melden.
Gebruikers worden gewezen op hun verantwoordelijkheid voor het handhaven van een effectieve toegangsbeveiliging, met name met betrekking tot het gebruik van wachtwoorden en beveiliging van gebruikersapparatuur.
Gebruikers worden gewezen op de veiligheidsrisico's die elektronische kantoorsystemen met zich meebrengen (vb. computers, mobiele computers, telefoons, mobiele telefoons, e-mail, post, voicemail, postdiensten, fax, ...): deze systemen houden een risico in voor de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens.
Gebruikers worden gewezen op hun verantwoordelijkheid bij het gebruik van e-mail:
- verantwoordelijkheid om de organisatie niet te compromitteren door het verzenden van ongepaste e-mails
- alertheid bij het openen van e-mails en e-mail bijvoegsels.
  Op apparatuur die direct aangesloten wordt op de infrastructuur van de gebruiker (vb. pc's) mag alleen software geïnstalleerd worden en configuraties ingesteld worden door de door de organisatie aangestelde bevoegde diensten.
  Bij het verlaten van de dienst of bij wijziging van functie-inhoud worden toegangsrechten en autorisaties zo vlug mogelijk ingetrokken en wordt fysiek materiaal gerecupereerd.
  De schending van het beveiligingsbeleid en de beveiligingsprocedures van de organisatie wordt middels een formeel proces afgehandeld.
NALEVEN VAN DE RICHTSNOEREN GBA en WP29

De gebruikers verbinden zich ertoe om erop toe te zien dat binnen hun organisatie alle relevante richtsnoeren en referentiemaatregelen aanbevolen door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en het Europees Comité voor gegevensbescherming ("European Data Protection Board", "EDPB") worden nageleefd, zowel op het vlak van systemen, organisatie als personen. Deze richtsnoeren en referentiemaatregelen zijn terug te vinden op de website van de Gegevens-beschermingsautoriteit (GBA) op volgend webadres:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/richtsnoeren
De richtsnoeren van de GBA en de EDPB moeten enerzijds een duidelijke en geharmoniseerde interpretatie bieden van alle bepalingen in de GDPR en anderzijds aanbevelingen geven gestoeld op de praktijken inde EU-lidstaten. Deze richtlijnen zijn bijgevolg het resultaat van een intensieve samenwerking met diverse betrokken actoren.
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) heeft eveneens een infobrochure gepubliceerd omtrent 'cybersurveillance' in verband met de controle op het mailverkeer van werknemers op de werkvloer; dit document is eveneens terug te vinden op voornoemde website.
ANTIVIRUS EN MALWARE

De gebruiker verbindt zich ertoe om op alle computers (servers en gebruikers PC's, ook laptops en tablets, enz.) die een verbinding kunnen maken met de DP-A Authentic Sources applicatie een degelijk antivirusprogramma te installeren. De term VIRUS heeft betrekking op alle schadelijke software die verborgen zit in een andere uitvoerbare software en schade kan aanrichten aan de apparatuur waarop zij werd geïnstalleerd, ongeacht of dit zich voordoet in de software, de gegevens of de hardware zelf, door zich te verbreiden via reproductie of verspreiding van zichzelf, ongeacht de drager die voor deze verspreiding wordt gebruikt.
De gebruiker dient zich voldoende te informeren ten einde een kwalitatief pakket te kunnen selecteren. Bovendien is het absoluut noodzakelijk dat deze pakketten geregeld worden bijgewerkt (automatische update dient geactiveerd te zijn).
De gebruiker verbindt er zich eveneens toe om in voorkomend geval de Dienstverlener DP-A onmiddellijk te verwittigen van zodra hij kennis heeft van het feit dat een virus zou kunnen geïntroduceerd zijn in zijn materiaal.
BROWSERS VOOR INTERNET NAVIGATIE

Het is sterk aanbevolen van enkel door Dienstverlener goedgekeurde webbrowsers te gebruiken, die voldoen aan de huidige normen van internetveiligheid. Het werken met verouderde versies wordt ten sterkste afgeraden. Men dient te allen tijde gebruik te maken van een browser welke actief ondersteund wordt en voorzien wordt van beveiligingsupdates.
Het is daarbij uitermate belangrijk van steeds de laatste versie van de gebruikte browser(s) te installeren. De producenten van deze browsers werken continu hun software bij om de gaten in hun beveiliging te dichten. Het kan voorkomen dat een welbepaalde versie van een browser gedurende een tijd bijzonder kwetsbaar is totdat een oplossing geboden wordt om dat veiligheidsprobleem op te lossen, waarbij soms deze oplossing lang op zich laat wachten. In dergelijk geval zal de Dienstverlener alle kantoren informeren om tijdelijk het gebruik van die bepaalde browser stop te zetten en over te schakelen naar een andere browser.
Het gebruik van bepaalde 'add-ons' in browsers (bv. Adobe Flash), is ten stelligste af te raden, aangezien zij een werkelijke bedreiging vormen voor de veiligheid. Indien bepaalde add-ons toch noodzakelijk zijn, dan enkel deze van gekende uitgevers toelaten (zoals Google, enz.). Indien niet-betrouwbare add-ons voor bepaalde taken noodzakelijk zijn, dan dienen deze add-ons geïnstalleerd te worden op aan aparte PC die niet aan het lokale netwerk is verbonden.
NETWERK BEVEILIGING

De gebruiker verbindt zich ertoe om het/de netwerk(en) die aangewend worden om connectie te maken met de DP-A Authentic Sources applicatie afdoende te beveiligen. De geïnstalleerde firewall dient daarbij te voldoen aan de eisen gesteld bij het werken met vertrouwelijke persoonsgegevens. Het is tevens aanbevolen van de firewall uit te rusten met een degelijk antivirus/antimalware programma.
WiFi is enkel toegelaten indien de WiFi-router op een afdoende wijze is beveiligd door middel van een voldoende beveiligde encryptiemethode. Bovendien dient de firmware van de componenten die instaan voor de internet toegang steeds up-to-date gehouden te worden met de laatst beschikbare versie.
Het gebruik van de DP-A Authentic Sources applicatie toepassingen via openbare WiFi netwerken (via laptop, tablet of smartphone) is ten stelligste verboden zonder bijhorende beveiligingsmaatregel (bv VPN).
Indien mobiele toestellen (laptop, tablet, …) gebruikt worden voor toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie, dan dienen deze eveneens voorzien te zijn van de nodige security software, net zoals de vaste werkstations.
De toegang tot de DP-A Authentic Sources applicatie mag niet geschieden vanuit een thuiscomputer waartoe buitenstaanders/kinderen op werken of spelen. Kinderen hebben meestal geen kennis van de gevaren van het internet. Zij bezoeken mogelijks gevaarlijke websites die bijvoorbeeld een virus of malware kunnen opladen op de computer/laptop van de gerechtsdeurwaarder/advocaat/medewerker (bv. een laptop ter beschikking gesteld door het kantoor). Wanneer deze gebruiker zich vervolgens op het netwerk van het kantoor aansluit, zal hij dat netwerk kunnen besmetten.
BESTURINGSSYSTEMEN EN AANVERWANTE SOFTWARE

De gebruiker verbindt zich ertoe om enkel gebruik te maken van afdoende beveiligde besturingssysteem. De besturingssystemen dienen steeds voorzien te worden van de laatste updates van de producent, i.e. automatische updates dient geactiveerd te zijn en ook toegepast te worden. Hetzelfde geldt voor alle aanverwante software, zoals bijvoorbeeld Adobe PDF Reader.
AUTHENTICATIE

De consultatie van de authentieke bronnen waartoe de DP-A Authentic Sources applicatie toegang mogelijk maakt is enkel mogelijk via sterke authenticatie (smartkaart of gelijkgestelden die de DP-A ter beschikking stelt).
Indien de computer of laptop van de gebruiker beveiligd wordt door een paswoord, dan moet een dergelijk paswoord voldoende adequaat zijn. Hieromtrent gelden de volgende aanbevelingen: Elk paswoord moet minstens 10 tekens bevatten waaronder minstens:
- een kleine letter
- een hoofdletter
- een cijfer
- een speciaal teken zoals *,$, !, (, ),%,?, enz. Bovendien mag:
- een paswoord niet gelijk zijn aan vorige, reeds gebruikte paswoorden
- De maximale lengte van het paswoord niet groter zijn dan 50 tekens. Dit laat de gebruiker toe van als paswoord een zin aan te wenden, waarin ook wel de hierboven opgesomde tekens dienen voor te komen. Bij het aanmaken van een nieuw paswoord dienen volgende regels nageleefd te worden:
- Een paswoord moet gemakkelijk te onthouden zijn zodat men het niet op een document dient weg te schrijven.
- Het moet ook niet gemakkelijk kunnen geraden worden door iemand die de medewerker goed kent of via informatie die te vinden is op sociale media (social engineering).
- Indien men verdenkt dat een paswoord gecompromitteerd is of bekend is geworden, dient het onmiddellijk veranderd te worden.
- De gebruiker mag nooit zijn paswoorden laten opslagen door de browsers die hij gebruikt.
- Een paswoord is strikt persoonlijk; het mag nooit gedeeld worden door meerdere gebruikers. Het mag ook niet aan andere personen worden medegedeeld.
- Een paswoord mag nooit worden neergeschreven op een post-it dat men op een scherm, of waar dan ook, plakt.
- Een paswoord mag nooit bestaan uit:
  - Een woord uit een woordenboek, zelfs niet uit woordenboeken van vreemde talen
  - Hetzelfde paswoord als dat gebruikt om in te loggen in de computer
  - Enige informatie betreffende de gebruiker, zoals voornaam, naam, bijnaam, geboortedatum, enz.
    Een eenvoudige manier om tot een goed paswoord te komen bestaat er in het eerste teken van alle woorden van een zin te nemen en vervolgens het verkregen resultaat ingewikkelder te maken door het toevoegen van voor- of achtervoegsels, het omvormen van sommige letters naar kleine en hoofdletters, het toevoegen van cijfers en speciale tekens. Het is tevens aanbevolen om op plaatsen waar een zwakke authenticatie wordt gebruikt, de paswoorden minimaal om de 6 maanden te vernieuwen.
GDPR: TOEGELATEN GEBRUIK

Een gebruiker mag zich slechts toegang verschaffen tot DP-A Authentic Sources indien hij, als verantwoordelijke voor de verwerking, voldoet aan alle voorwaarden hiertoe. Voor meer informatie hieromtrent, zie de algemene en specifieke voorwaarden, alsook het verklaring privacy beleid van het DP-A Platform.
Concreet, met betrekking tot DP-A Authentic Sources, is de toegang van de gebruiker tot beperkt tot de volgende finaliteiten:
- het Rijksregister, bv. slechts toegelaten in de specifieke context van de machtiging die daartoe werd ontvangen door de Dienstverlener. Dit is, voor advocaten en hun medewerkers: (a) taken te verrichten die noodzakelijk zijn voor het aanspannen, voeren en beëindigen van een zaak die aan hen werd toevertrouwd (b) om de handelingen te kunnen uitvoeren die het aanspannen van een geschillenprocedure voorafgaan, (c) insolventie. Dit is, voor medewerkers van de balies en de Dienstverlener: tuchtprocedures, authenticatie, technische sleutel uitwisseling gegevens, authentieke bron (tableau en lijst stagiairs) (machtigingen: 42/2013, 70/2014, 56/2015, 37/2017)
- het CBB, bv. slechts toegelaten in de specifieke context van hun consultatie-recht in uitvoering van art. 1391/1 Ger. WB (rekeninginformatie conservatoir beslag) en hun input-recht in uitvoering van art. 1390 quater, §2 (collectieve schuldenregeling)
  Elke gebruiker geldt hierbij als verantwoordelijke voor de verwerking en zijn toegang moet telkens afdoende gemotiveerd worden en uitdrukkelijk beperkt worden tot rechtmatige verwerkingen die gebeuren voor de hogervermelde finaliteiten. De Dienstverlener heeft het recht om hieromtrent periodieke controle uitoefenen en bij de gebruiker zo nodig bijkomende informatie op te vragen.
GDPR: TAKEN VAN DE DIENSTVERLENER

In de context van DP-A Authentic Sources, is de Dienstverlener zelf ook verantwoordelijke voor de verwerking, voor de volgende finaliteiten:
- Beheren van de identificatie en de authenticatie van de gebruikers van de DP-A applicatie bij de toegang tot DP-A Authentic Sources;
- Beheren van de authenticatie van de gebruikers van de DP-A applicatie, middels nazicht van de vereiste kenmerken (geautoriseerde advocaat, gemandateerde medewerker van een geautoriseerde advocaat) bij de toegang tot DP-A Authentic Sources;
- Logging van de persoonsgegevens van de gebruiker bij het aanmelden op DP-A Authentic Sources.
  Het doeleinde van deze verwerkingen is de verwezenlijking van de doelstellingen beoogd in de voormelde artikels, zijnde het beheer van de toegang van advocaten tot DP-A Authentic Sources via de DP-A applicatie, dat toelaat hen te identificeren, te authentiseren en hun relevante kenmerken of hoedanigheden, mandaten en toegangsmachtigingen te controleren en beheren.
  Dit doeleinde omvat ook de mogelijkheid om aan de eigenaar van de authentieke bron, op hun verzoek, geanonimiseerde statistische gegevens te verstrekken met betrekking tot het gebruik, het beheer en de werking van deze diensten.
BEWUSTMAKING VAN GEBRUIKERS

De gebruiker verbindt zich ertoe om alle medewerkers in zijn organisatie bewust te maken van de risico's van het gebruik van internet en e-mail. Men dient in het bijzonder bewust te zijn van de gevaren van praktijken zoals phishing, malware, spam en meer specifiek ook ransomware
PHISHING is een vorm van internetfraude waarbij het slachtoffer een mail ontvangt waarin hem of haar wordt gevraagd een account bij een bank of een service-provider te checken en te bevestigen. Soms wordt er ook telefonisch contact opgenomen. Doorgaans zijn de daders van phishing moeilijk te achterhalen en daarom is het van belang om alert te zijn en nooit in te gaan op een mailverzoek waarin wordt gevraagd geld over te maken of persoonlijke/financiële gegevens vrij te geven.
MALWARE is een samentrekking van de woorden 'malicious' (kwaadaardig) en 'software' en vormt een verzamelnaam voor ongewenste software zoals virussen, wormen en spyware. Een standaard maatregel hiertegen is het gebruik van antivirusscanners en een firewall. Menselijk handelen staat nog steeds hoog op de lijst van oorzaken van virusuitbraken. Vaak ontstaat een virusinfectie doordat een gebruiker een bijlage in een e-mail opent waarna blijkt dat deze niet alleen het beloofde document bevat maar ook een virus. Het is dus niet aan te raden om verdachte e-mails of e-mails van een onbekende afzender te openen of de bijlagen te openen.
SPAM is een verzamelnaam voor ongewenste berichten. Meestal wordt met de term "ongewenste" mail bedoeld, maar ook ongewenste reclameboodschappen op websites vallen onder deze term. Het is aan te raden om spamberichten nooit te beantwoorden of door te sturen en terughoudend zijn in het verspreiden van e-mailadressen is iets wat we zelf kunnen doen (door gebruik te maken van de Bcc-functie).
RANSOMWARE is een chantagemethode op internet door middel van malware, waarbij de computer volledig geblokkeerd wordt totdat men een bepaald bedrag heeft betaald aan de chantagepleger. Het is tevens uitermate nuttig om hierop voldoende voorbereid te zijn.
ANDERE AANBEVELINGEN

Alle werkposten dienen zo ingesteld te zijn dat ze de toegang afsluiten na een periode van inactiviteit van meer dan 5 minuten.
Vooraleer de werkpost te verlaten voor langere tijd dient de toegang tot de werkpost afgesloten te worden, door ofwel uit te loggen of naar beveiligingsmodus over te schakelen.
Het dient ten stelligste vermeden te worden om confidentiële gegevens bekomen via CIA Applications te kopiëren op informatiedragers zoals USB-sticks en deze buiten het kantoor mee te nemen, behalve als ze geëncrypteerd worden.
Hetzelfde geldt voor laptops, d.w.z. alle confidentiële gegevens op de harde schijf dienen geëncrypteerd te worden vooraleer de laptop buiten het kantoor mee te nemen.
ALLE software die niet absoluut vereist is voor het gebruik van de applicaties die op geregelde basis gebruikt worden, dienen best verwijderd te worden van de werkposten (vaste PC's, laptops, iPads en andere computers die op één of andere manier gebruikt worden voor toegang tot de applicaties).
BYOD- AANBEVELINGEN

Steeds meer gebruikers willen hun eigen smartphone, tablet of laptop op kantoor gebruiken. BYOD of B ring Y our O wn D evice is een echte trend aan het worden. Maar opgelet, het kan ook uitdraaien op Bring Your Own Disaster. Daarom is het belangrijk op voorhand te weten waar je rekening moet mee houden als u BOYD in uw organisatie gaat toelaten, zeker als er veel persoonsgegevens worden verwerkt.
BYOD IS niet alleen een ICT-vraagstuk, maar het is veel breder: het gaat namelijk ook over houding en gedrag en de wens van medewerkers om zijn werkplek meer in te richten zoals hij/zij dat wil. Het gaat dus over werkplekbeleid in de brede zin van het woord.
BYOD gebeurt steeds op de uitsluitende verantwoordelijkheid van de gebruikers. De Dienstverlener geeft de uitdrukkelijke aanbeveling om dit slechts toe te laten, mits er minstens een antwoord is op de volgende vragen:
- Mogen gebruikers al hun eigen devices meenemen en welke zijn de randvoorwaarden?
- Mogen gebruikers data opslaan op public cloudoplossingen of faciliteert de organisatie een private cloudoplossing? Of is een hybride model mogelijk? Is hiermee dan nog voldaan aan de GDPR?
- Hoe zit het met de informatiebeveiliging? Hoe zit het met virussen op tablets? Hoe ga je om met gegevensbeheer van vertrouwelijke gegevens, back-up- en restore, verlies en diefstal?
- Waar ligt dan precies de financiële verantwoordelijkheid bij schade, verlies of diefstal?
- Hoe regel je het beheer van de verschillende devices, eigen apps en bedrijfsapps?
- Hoe ga je om met devices met verschillende besturingssystemen binnen één organisatie?
- Welke juridische aspecten zitten eraan vast? (bvb. licenties)?
- Er moet een visie zijn op de BYOD binnen de dienstverlening, omdat deze de kaders bepaalt voor de wijze van werken en het benaderen van de klanten;
- Er moet ook een duidelijke visie zijn omtrent de impact van BYOD op de organisatie en de bedrijfsvoering zodat duidelijk is welke doelen er aan de organisatie worden gesteld, hoe er wordt gewerkt, of flexibiliteit mogelijk of gewenst is, hoe er wordt aangestuurd
- Er moet ook een duidelijk HRM-beleid zijn zodat de gebruikers weten hoe om te gaan met flexibiliteit door tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, er moeten gebruikersovereenkomsten worden opgesteld voor de in gebruik te nemen mobile devices, er moeten algemene gedragsregels opgesteld worden voor het gebruik van software en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en documenten, welke verplichtingen gelden er voor de medewerkers inzake BYOD, hoe gaat men de scheiding privé-zakelijk bewaken;
- Het moet ook duidelijk zijn hoe er zal worden omgegaan met het beheer en de beveiliging van de mobile devices en wat er technisch al dan niet mogelijk is.
  BYOD-policy's kunnen sterk verschillen van organisatie tot organisatie, afhankelijk van de eigen prioriteiten en aandachtspunten en ze worden bij voorkeur opgesteld in nauw overleg met HRM, ICT, Finance en Directie. Een succesvol BYOD-initiatief combineert eenvoud voor de gebruikers met doeltreffende security-, controle- en beheer-functionaliteit voor de IT-afdeling. Om jouw organisatie optimaal te beschermen tegen gevaren, dataverlies en niet-conform gebruik moet de IT-afdeling van de gebruiker zich in eerste instantie afvragen hoe ze gebruikers veilige toegang kunnen bieden tot data en applicaties, met inbegrip van DP-A Authentic Sources.
  Daarbij komt dan het rolgebaseerde beheer en de configuratie en security van persoonlijke en goedgekeurde devices.
INCIDENTENBEHEER & BEHEER VAN GEGEVENSLEKKEN

Incidentenbeheer is het proces van het beheer en de bescherming van informatiesystemen en de daarin opgeslagen informatie. De gebruiker moet zich goed bewust zijn van zijn verantwoordelijkheden als het gaat om de bescherming van de informatie ten behoeve van de betrokkenen en de Dienstverlener. Incidentenbeheer is een set van activiteiten die een proces definieert en implementeert, die de organisatie kan gebruiken om zijn eigen welzijn en de veiligheid van alle betrokken actoren te bevorderen.
Incidentenbeheer is samen met risicobeheer en continuïteitsbeheer één van de belangrijkste deelgebieden van informatiebeveiliging. Incidentenbeheer is belangrijk omdat absolute informatieveiligheid en absolute privacy niet bestaan en omdat incidenten niet te voorkomen zijn. Het is niet de vraag of er iets gaat gebeuren maar wanneer. De gebruiker dient de belangrijkste te verwachte incidenten van tevoren in te schatten en de bijpassende reactie- en escalatieprocedure dient van tevoren te worden uitgewerkt en geoefend.
Het incidentenbeheer geeft richting aan de wijze waarop de organisatie van de gebruiker wenst om te gaan met alle incidenten en 'bijna incidenten' op het gebied van informatieveiligheid en privacy. De gebruiker onderschrijft het belang van een adequate behandeling van incidenten en de reactie daarop om daarmee de gevolgen op de werking van de organisatie te minimaliseren. Incidenten dienen gestructureerd te worden behandeld en er moeten procedures worden vastgesteld om de reactie op incidenten doeltreffend en ordelijk te laten plaatsvinden. Het is de bedoeling dat de gebruiker en zijn medewerkers leren van incidenten en daarom moeten incidenten geëvalueerd en gedocumenteerd worden.
Sommige incidenten kunnen ook een "gegevenslek" uitmaken. De verantwoordelijke voor de verwerking moet hierbij beoordelen of de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk de rechten en vrijheden van de betrokkene zal schenden door de beoordeling van de gevolgen voor de betrokkene uit te voeren.
Indien een risico voor de betrokkene(n) waarschijnlijk is, moet de verantwoordelijke voor de verwerking de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld en uiterlijk 72 uur aan de gegevensbeschermingsautoriteit (de "GBA") melden, onder toezicht van de DPO en door het crisis-managementteam.
Indien een gegevenslek plaatsvindt, en u of wij hiervan kennis krijgen, dienen wij onverwijld met elkaar te communiceren en dus onderling af te stemmen.
Een gegevenslek moet aan de gegevensbeschermingsautoriteit worden gemeld door de verantwoordelijke voor de verwerking, door middel van een elektronisch formulier dat, na te zijn ingevuld, via een internetportaal moet worden ingediend (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel/acties/datalek-van-persoonsgegevens). Formulieren die per e-mail worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
Indien de melding van het gegevenslek aan de toezichthoudende autoriteit niet binnen 72 uur wordt gedaan, dient de verantwoordelijke voor de verwerking, dit, na raadpleging van de DPO schriftelijk, elektronisch in te dienen, met een motivering van de redenen van de vertraging. Indien het niet mogelijk is alle noodzakelijke informatie tegelijkertijd te verstrekken, dient men de informatie zonder onnodige vertraging verstrekken. De volgende informatie wordt dan aan de toezichthoudende autoriteit verstrekt:
- Een beschrijving van de aard van de inbreuk.
- De toegekende categorieën persoonsgegevens.
- Het geschatte aantal betrokken personen.
- Het geschatte aantal persoonsgegevensrecords.
- De naam en de contactgegevens van de voor de verwerking verantwoordelijke.
- Gevolgen van de inbreuk.
- Alle maatregelen die zijn genomen om de inbreuk te verhelpen.
- Alle informatie met betrekking tot de inbreuk in verband met de gegevens.
CONTINUITEITSBEHEER (BCM)

De voornaamste doelstelling van continuïteitsbeheer is de kritische bedrijfsprocessen beschermen tegen de gevolgen van ernstige incidenten of rampen en ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke componenten aanwezig zijn zodat de organisatie gepast kan reageren op ernstige incidenten of rampen en een tijdig herstel kan bewerkstelligen.
Continuïteitsbeheer is hoe dan ook breder dan ICT: het uitvallen van medewerkers (ziekte, ontslag, dood) of het verdwijnen van een kritische leverancier kan een reële bedreiging zijn. Bij de inrichting van continuïteitsbeheer dienen alle relevante aspecten te worden meegenomen die de continuïteit in gevaar kunnen brengen.
Voor alle kritische bedrijfsprocessenprocessen en essentiële informatiesystemen moet er een continuïteitsplan (BCP) zijn, waarin activiteiten, maatregelen en belangrijke gegevens van alle kritische processen worden beschreven, die tot doel hebben de onderbrekingstijd tot een aanvaardbaar niveau te beperken.
Informatieveiligheid en privacy zijn een integraal onderdeel van het continuïteitsbeheer van de gebruiker.
RISICOMANAGEMENT

Informatiesystemen en de informatie daarin staan voortdurend bloot aan verschillende bedreigingen. Dit impliceert dat de gebruiker die diverse informatiesystemen en informatie nodig heeft, risico's loopt. Het ligt voor de hand dat de gebruiker deze risico's inperkt door het treffen van zo veel mogelijk beveiligingsmaatregelen.
Om de risico's op een evenwichtige wijze te kunnen beheersen moet bekend zijn welke risico's er gelopen worden en hoe groot deze zijn. Op basis van deze kennis kunnen dan beveiligingsmaatregelen worden getroffen om deze risico's tot aanvaardbare proporties terug te dringen (= risicomanagementproces). Het risicomanagementproces heeft betrekking op de identificatie van de risico's, de beoordeling van het risicoprofiel en de toepassing van een risicomanagementstrategie.
Binnen een integrale toepassing van risicomanagement wordt het risicomanagementproces organisatiebreed toegepast. Om het risicomanagementproces op een consistente wijze uit te voeren is het van cruciaal belang dat iedereen binnen de organisatie die bij de gegevensverwerking betrokken is, een uniform raamwerk hanteert voor het risico-managementproces.
Vertrekpunt voor de inhoudelijke uitvoering van het risicomanagementproces is de inventarisatie en beoordeling van de mogelijke risico's. Het consolideren en groeperen van risico's vormt de tweede stap binnen het risicomanagement-proces. De derde stap binnen dit proces is bepalen op welke wijze het management wenst om te gaan met geïdentificeerde risico's. Dat hangt nauw samen met de risicohouding van het management. Strategische risico's hebben veelal betrekking op externe factoren die het realiseren van strategische doelstellingen kunnen bedreigen. Welke externe factoren een invloed kunnen hebben volgt logischerwijze uit het bedrijfsmodel van de CIA en de gerelateerde databanken. In casu zijn het vooral de economische-, politieke- en technische factoren die een invloed kunnen hebben op de IT-infrastructuur CIA. Procesrisico's zijn vaak gerelateerd aan operationele transacties en kunnen betrekking hebben op operationele, rapportage- en toezichtsdoelstellingen. Wat de IT-infrastructuur CIA betreft kunnen operationele risico's zich bevinden in o.a. volgende aspecten/ aangelegenheden:
- persoonsgegevensbeveiliging/informatiebeveiliging;
- te verstrekken informatie en toegang tot persoonsgegevens;
- Disaster Recovery Procedure;
- paswoordenbeleid;
- monitoring van de hard- en software-infrastructuur;
- passende organisatorische en technische controlemaatregelen;
- toegangs- en gebruikersbeheer;
- Business Continuity Procedure;
- Incident Response Procedure; Versie: 07/07/2021

Gebruiksvoorwaarden Rijksregister Webapplicatie

Versie 08/02/2021

Deze gebruiksvoorwaarden (hierna aangeduid als de “Gebruiksvoorwaarden Rijksregister”) zijn van toepassing op de webapplicatie voor het uitvoeren en bewaren van zoekopdrachten in het Rijksregister via het Digital Platform for Attorneys (DPA) (hierna de “Rijksregister Webapplicatie”).

De Gebruiksvoorwaarden Rijksregister zijn van toepassing bovenop de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid met betrekking tot het DPA-platform. Deze Algemene Voorwaarden zijn integraal van toepassing, tenzij de Gebruiksvoorwaarden Rijksregister hier specifiek van afwijken. Termen met een hoofdletter zijn ofwel gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden of in deze Gebruiksvoorwaarden Rijksregister. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de Algemene Voorwaarden en de Gebruiksvoorwaarden Rijksregister aandachtig door te nemen voordat u de Rijksregister Webapplicatie gebruikt.
Toegang tot de Rijksregister Webapplicatie wordt pas verleend indien de Gebruiker de Algemene Voorwaarden DPA-Platform en de Gebruiksvoorwaarden Rijksregister heeft aanvaard. De Rijksregister Webapplicatie biedt toegang aan toegestane Gebruikers tot gegevens uit het Rijksregister dat beheerd wordt door de bevoegde federale overheidsdiensten. De Dienstverlener biedt geen enkele garantie over de juistheid van de gegevens.
De Gebruiker verklaart lid te zijn van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone, dan wel expliciet gemachtigd te zijn door een lid van de Orde van Vlaamse Balies of van de Ordre des barreaux francophones et germanophone. De Gebruiker zal de Rijksregister Webapplicatie slechts gebruiken om gegevens te vergaren die de advocaat nodig heeft voor de taken die de advocaat verricht als medewerker van het gerecht. De Gebruiker zal slechts die gegevens opzoeken, opvragen en consulteren in de mate dat ze toereikend zijn, ter zake dienend en niet overmatig in verhouding tot het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht.

Bij opzoekingen op naam en geboortedatum of op adres zal de Gebruiker steeds voldoende gegevens indienen om enkel die zoekresultaten te verkrijgen die dienend zijn voor het nagestreefde doel als medewerker van het gerecht.
Door gebruik te maken van een betalende dienst bevestigt de Gebruiker de kosten van de dienst te aanvaarden. Van de bestelde betaalde diensten wordt in de Rijksregister Webapplicatie een schriftelijke samenvatting in elektronische vorm bewaard. Deze blijft ten minste één jaar toegankelijk voor de Gebruiker.
Kosten worden alleen in rekening gebracht indien de bestelde dienst succesvol werd geleverd.

Succesvol leveren betekent dat er een zoekresultaat komt vanuit het Rijksregister op basis van de gegevens zoals ze door de Gebruiker werden ingegeven. De Gebruiker dient te zorgen voor correcte en volledige gegevens om een opzoeking te doen.
Een zoekresultaat dat op basis van de ingevoerde gegevens geen resultaten geeft, is een succesvolle levering van de dienst en wordt bijgevolg aangerekend.

Indien een zoekopdracht meer dan twintig (20) resultaten oplevert, dan worden geen resultaten weergegeven vanwege de limieten opgelegd door de overheid die het Rijksregister beheert. In dergelijk geval is het niet weergeven van resultaten een gevolg van onvolledige en/of onvoldoende opgave van gegevens door de Gebruiker en worden kosten aangerekend.
Indien de Gebruiker de Rijksregister Webapplicatie wil gebruiken in het kader van een opdracht waarvoor hij door een Bureau voor Juridische Bijstand is aangewezen (pro Deo-dossier), dan dient de Gebruiker dit aan te geven door een correcte en volledige referentie in te voeren naar het pro Deo-dossier in kwestie. Na validatie van de referentie kan een gereduceerd tarief worden toegepast voor de verleende dienst. De Gebruiker zal de opzoekingen gedaan in het kader van een pro Deo-dossier enkel voor dat dossier gebruiken.
Deze Gebruiksvoorwaarden Rijksregister (inclusief de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid van het DPA-platform) kunnen worden aangevuld, herzien of bijgewerkt. De Gebruikers aanvaarden dat het gebruik van de Rijksregister Webapplicatie steeds onderworpen is aan de versie van de Gebruiksvoorwaarden Rijksregister die bekendgemaakt en van toepassing is op het moment van het gebruik.

Alle juridische documenten