Si plusieurs personnes ou plusieurs départements de votre organisation travaillent dans regsol.be, vous pouvez organiser des groupes dans le compte de votre organisation. Les personnes assignées à un même groupe peuvent voir et donc aussi suivre les dossiers les unes des autres.
Si vous souhaitez mettre sur pied une telle structure, il vous faut (au moins) un administrateur de compte. Cet « Administrateur de compte » désigne un « Administrateur de groupe » pour chaque groupe. De cette manière, un utilisateur (un individu au sein de votre organisation) travaille au sein d’un groupe (par ex. le service comptabilité de votre entreprise) et votre compte peut se composer de plusieurs groupes.
Concrètement, vous pouvez inclure les niveaux suivants :
- Un compte (avec au moins un administrateur de compte)
- Un groupe (avec au moins un administrateur de groupe)
- Des utilisateurs
Lorsque vous créez le compte, un (premier) groupe est immédiatement créé, au même nom que le compte. Vous devenez en outre le premier utilisateur de ce groupe et vous êtes par conséquent vous-même l’administrateur du compte, l’administrateur du groupe et la personne de contact par défaut (lisez plus loin).
Pour faire travailler plusieurs membres de votre organisation dans le même compte, vous procédez en tant qu’administrateur de compte comme suit :
Ajoutez d’abord les personnes à votre compte
- Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite et allez ensuite à « Gestion de l’ utilisateur ».
- Allez à l'onglet « Utilisateurs » et cliquez sur le bouton plus « Ajouter nouvel utilisateur ».
- Sous ce même onglet, vous pouvez à nouveau supprimer des utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur le petit stylo près d’« Actions » à côté du nom de l’utilisateur et cliquez ensuite sur « Supprimer du groupe ».
Désignez éventuellement un administrateur de compte supplémentaire
La personne (c.-à-d. l’utilisateur ou l’adresse e-mail) qui crée le compte dans regsol.be devient aussi par défaut l’administrateur du compte. Seul un administrateur du compte peut ajouter ou supprimer un autre administrateur du compte.
Pour ajouter ou supprimer un administrateur du compte, vous procédez comme suit :
- Cliquez sur votre adresse e-mail en haut à droite et allez à nouveau à « Gestion de l’utilisateur ».
- Dans le cadre à droite, cliquez, à la rubrique « Administrateur du compte », sur le bouton « Ajouter admin ».
- La liste des utilisateurs ajoutés s’affiche. Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez désigner comme administrateur du compte.
- Dans le même cadre, vous pouvez supprimer un administrateur du compte en cliquant sur la petite corbeille.
Ajoutez un groupe (ou plusieurs groupes) à votre compte.
- Dans votre « Gestion de l’ utilisateur », cliquez sur l’onglet « Groupes ».
- Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un nouveau groupe ».
Important : seul un administrateur du compte peut créer de nouveaux groupes.
Ajoutez la personne à un groupe
Une fois qu’une personne a été ajoutée comme utilisateur dans votre compte, elle peut aussi être assignée à un groupe. Une personne peut faire partie de plusieurs groupes.
Important :seul un administrateur de compte peut ajouter de nouveaux utilisateurs, mais l’administrateur du groupe peut ajouter des utilisateurs existants à son groupe.
- Dans votre « Gestion de l’ utilisateur », allez à l’onglet « Groupes ».
- Dans votre aperçu des groupes, cliquez sur le petit stylo près d’« Actions ».
- Sous la rubrique « Utilisateurs », cliquez sur « Ajouter nouvel utilisateur ».
- Dans le même cadre, vous pouvez aussi supprimer un utilisateur du groupe en cliquant sur la petite corbeille.
Déterminez quels droits l’utilisateur peut avoir au sein du groupe.
- Dans votre « Gestion de l’ utilisateur », allez à l’onglet « Groupes ». Dans le groupe concerné, sélectionnez le bouton « Actions ».
- Sous la rubrique « Utilisateurs », dans la colonne « Droits », vous pouvez adapter les droits en cliquant sur les boutons. Lorsque le bouton est vert, cela veut dire que le droit a été accordé. Lorsque le bouton est rouge, l’utilisateur ne dispose pas du droit.
Bouton 1 : préparer une créance ou introduire une créance dans RegSol
Bouton 2 : préparer une créance ou introduire une créance dans JustRestart
Bouton 3 : introduire une nouvelle procédure d’insolvabilité (un aveu de faillite, une requête en procédure de réorganisation judiciaire, une requête de transfert sous autorité de justice ou une requête d’homologation d’un accord amiable)
Bouton 4 : Administrateur de groupe - Sous la rubrique « Personne de contact par défaut », il faut toujours qu’un utilisateur soit coché. Cet utilisateur reçoit, s’il le souhaite, une communication directe de la plateforme RegSol.
Les droits et obligations nécessaires sont toujours imposés au départ de la plateforme. Il est en effet nécessaire que :
- chaque compte ait un administrateur de compte
- chaque groupe ait un administrateur de groupe et une personne de contact par défaut
Ces utilisateurs seront automatiquement créés lorsque vous créez un nouveau compte ou un nouveau groupe. RegSol veillera à ce que vous puissiez tout de suite commencer à utiliser correctement votre nouveau compte ou groupe. L’administrateur du compte ou du groupe a toujours la possibilité de modifier ces droits en suivant la procédure décrite ci-dessus.
Les utilisateurs ne peuvent toutefois pas être supprimés lorsque, sous l’effet de cette suppression, les obligations susmentionnées ne pourraient plus être remplies. Il n’est par exemple pas possible de supprimer le dernier administrateur du groupe, parce qu’à ce moment-là, le groupe en question ne pourrait plus être géré. RegSol n’autorisera dès lors pas ces actions.